第三十六章 负面的推荐函与
警告信
接到一家公司的要求，请你对自己评价甚低的前任员工加以评论。这样的推荐信不但难写，简直就是让你陷入进退维谷的两难当中。如果你直言无讳，那你几乎等于是在摧毁人家可能迫切需要的一份工作机会。何况现行的联邦法律规定，员工们绝对有权调阅自己的人事资料，而任何一封他们认为有毁谤嫌疑的信函，
都可能让前任雇主吃上官司。
在这项联邦法律生效之前，许多的雇主都认为就事论事，毫不隐瞒地评论表现不良的前任员工是自己应尽的责任，他们同时也期待其他雇主以对等的坦诚来提供信息。然而今天，不少的人事主管面临来信要求为表现让人不敢恭维的前任员工提供参考信息的难题时，采取的做法都是只交代一些像是到职日期、离职前的薪金等等的基本人事资料。他们认为如果对方需要进一步的意见，不妨利用电话查询。
在第三十六章里，我们收录了一位雇主无视前面刚提到的顾虑，实话实说写就的一封推荐信。其实那也不能算是“推荐”， 当然也不是特别严厉的谴责。读者自己不妨担任裁判，看看这位主管这样子做对不对。
偶尔，你会遇到有些员工的工作表现实在无法令人满意，甚至到了你几乎都要开口请人走路的程度。有些公司的人事政策规定，在开除员工前必须有事先的警告，让员工得知公司已经在考虑这样的措施。第三十六章同时也收录了这样的一封警告范例。
第一节 负面的推荐函―工作不力的前任员工
事由
查尔斯・爱德华思在一家大企业的收发中心工作了将近两年。对他的主管而言，他是一位不折不扣的问题人物，不但时时迟到早退，而且经常请假，对工作完全无法投入。他的主管在好几次沟通无功而返以后，终于决定请他走人。几个星期以后，这位主管收到一家查尔斯去应聘工作的公司来信查询他从前的工作表现。
范例
亲爱的晶柏莉女士：
查尔斯・爱德华思任职艾京森―崔克特公司，在我负责的收发中心工作了将近两年(1992―1994)。
查尔斯虽然是个乐观而颇受欢迎的年轻人，但是他对工作一点也提不起兴趣，我被迫必须多次与他沟通，检讨他的差勤与请假记录，以及他的工作习性与基本态度。最后我终于获致结论，认为我个人已经无从激励他的工作意愿，因此请他另谋高就。
也许查尔斯能够胜任一份他真正感兴趣的工作。他相当聪明，而也许这正是他在我们公司的问题症结所在，我们的工作对他而言并不具挑战性。
真诚问候
第二节
给员工的警告信
事由
菲利浦・摩尔担任一家大企业高级主管的行政助理。虽然他的工作能力很强，但是却有一项十分要不得的缺点：不懂得保守秘密。为了不够谨慎，摩尔已经受到多次的警告，但是仍旧继续有消息从他口中走漏。最近的一次事件，由于关系重大，他被叫到老板的办公室里，给予严重的警告。他的老板随后又写了一封信给摩尔，婉转地点出他有可能因此而失去工作。
范例
亲爱的菲利浦：
在我们共事的这三年来，我一直相当欣赏你优异的工作能力。你对管理我们办公室的各项事务尤具天分，让我可以不受繁琐的文件与人事困扰，充分利用大部分的时间，专心地规划公司营运的长远计划。我因此一直视你为难得的助手与知交。
然而，从最近的一些事情看来，我似乎是用错了“心腹” 这两个字。过去这几个月来，你和我一起讨论过许多公司机密外泄的事件，而你也都能够勇于认错，坦诚地告诉我实情。一直到现在为止，你的疏忽都还只是让我觉得尴尬，并没有造成太大的损失，也没有谁真正受到伤害。但是，最近这一次关于公司购并的消息，严重到我没有办法再睁一只眼，闭一只眼了。让某些特定人士预先得知公司的计划，已经严重地削弱了我们谈判的优势，让公司沦于与他人共同竞标的地步，很可能因此而付出极大的代价。事实上，公司不太可能摆脱对手的竞争。
我们昨天在我办公室里，为此有过一番长谈。我可以接受你的说法。你认为机密不会再进一步外泄，因为你只告诉过一位部门经理，
而事前你一点也不知道这位经理就要离开公司，加入我们的竞争对手。不过即使如此，菲利浦，机密就是机密，而你位居这样的职位早该知道，当事关高度机密的时候，一个人就没有“好友”可言。
我实在非常不愿意，但是又必须通知你，不论你认为多么地无辜或无害，只要有类似的泄密情形再度发生，公司将要求你立刻提出辞呈。
诚挚问候
第三节
以书面解聘员工
事由
约翰・库佛担任一家微处理器通信系统制造厂的销售工程师，负责协助国内西南部三州的客户安装与维修公司的通信系统。虽然拥有相当的工程专业素养，但是库佛的工作表现证明他无法经营公司指派的业务领域。他经常在与重要的客户约定时间以后，到时却不见人影，而且也不按照公司的规定，递交每周的工作行程表给他的直属上司杰福瑞・
佛思那。佛思那曾经为此多次与库佛谈，每此也都得到库佛答应改善的保证。但是情况一直不见起色。两个月前，佛思那寄给库佛一封警告信。最近又有状况发生，显见库佛无意振作，佛思那因此决定解雇库佛。但是由于一直没有办法以电话联络到库佛，他只好写信寄到库佛家里。
范例
亲爱的约翰：
我试了好几次，想用电话与你联系，可是都找不到你。只好写信到你家里。
这封信主要是知会你公司解聘你的决定，这项人事命令自
3月10日起生效。约翰，你和我曾经多次讨论过你没有办法有效经营责任区域的问题。每次你都向我保证一定会振作起来，
认真地做好公司指派的工作。然而，就在上个星期，我清楚地得知你又破坏了自己对我所做的承诺。
根据你的工作行程表，上个星期你应该前往亚布魁克地区拜访客户，并住在开浦瑞的西部最佳旅馆。三家等着你服务的经销商打电话告诉我你一直没有出现。每一位经销商都有顾客迫切的需要专业技术来维修故障的捷讯三型通信系统，而每一位经销商也都遭到客户严重的指责。我打电话到开浦瑞的西部最佳旅馆(上个星期的每一天)，才知道你根本没有登记，也没有任何预约的记录。今天，我不得不拜托凤凰城的穆瑞思・泰勒立刻搭机前往亚布魁克，协助那三家经销商解决问题。
约翰，必须采取这样的措施，让我觉得非常遗憾，不过我相信你会了解在今天这种情况下，我实在别无选择。你当然可以领到公司规定两周薪金的遣散费。事实上，我已经代你申请了这笔款项，支票在开好以后就会寄去给你。
诚挚问候