第三十章 “老板不在家”的

书信应对

高级主管助理有一项相当重要的职责，就是在老板长时间出差的时候，代为处理信件。虽然那些不怎么需要特别注意的信函可以留待老板回来以后再回覆，还是不妨事先去函表示接获来信。不过，一般高级主管接到的来信经常都是有必要尽快回应的。了解状况，知道老板会如何回应的行政助理就可以在这个时候代为回信；而在替高级主管代笔时，一定要记住的是“谨慎”二字。

第一节 谨慎地运用个人判断代老板回信

事由

席拉斯J. 蒙克是一家房地产公司在麻萨诸塞州洛威尔市的代表。在得知食品家庭公司目前正在洛威尔市郊择地兴建新店以后， 蒙克去函给波顿，宣称他知道一块深具策略发展潜力的理想土地，
可以提供食品家庭公司设立营业据点。他希望波顿能够“立即” 搭机前来参观这一块“宝贵”的地产。柔佩塔・希克丝知道公司目前正在评估三处地点，而其中最可能雀屏中选的并非蒙克所推介的那块土地。希克丝为此回覆蒙克如下。

范例

亲爱的蒙克先生：

接获您7月10日来信时，波顿先生正巧在商务旅行的途中，要到8月10日才会回到公司。目前我无从联络他。不过，波顿先生偶尔会打电话回公司，届时我也许可以向他报告您对我们洛威尔分店成立计划的兴趣。如果接到他的电话，我会向他转达您来信的要旨，并知会您他对您提案的看法。

谢谢您的来信。

诚心问候

第二节 代老板婉谢参加会议的邀请

事由

波顿的老友厄尼思特・史题尔从缅因州班谷市来信，提及他将出席7月27日在迈阿密海滩市举办的青年总裁俱乐部年会。他想知道波顿是不是也会参加这次的会议
(史题尔是今年的理事长)。如果去的话，史题尔希望能请波顿在会议第二天的午宴上发表演说。

波顿这边没有办法前往迈阿密海滩市参加会议，因为他必须出席公司7月27日的股东大会及 28日的董事会。希克丝为老板写了一封贴切的回信。

范例

亲爱的史题尔先生：

波顿先生目前出差在外，恐怕还要几个礼拜才会回到公司。关于您邀请他在7月28日参加于迈阿密海滩市所举办的青年总裁俱乐部午宴并发表演讲一事，请容我在此代为回复。

波顿先生他必须在7月27日出席公司的股东大会及28 日的董事会。您知道他一向非常热衷于参与贵会的活动， 尤其高兴能有机会与老友欢聚。我相信他也一定很高兴接受您午宴演说的邀约。然而，十分遗憾地，他不得不婉谢您的盛情。

一和波顿先生取得联系，我就会向他转达您的来信。我相信只要事情告一段落，他一定会亲自写信或打电话到班谷市给您的。

诚挚拜候

第三节
转交来函请他人处理

事由

由于公司计划在即将成立的洛威尔分店创设一家整个连锁企业前所未有的简餐中心，食品家庭公司的作业副总裁荷莉叶・艾芙思所主导的一个委员会，几个星期以来都在研究中心各项设备的问题。艾芙思与委员会的成员们多方参考了每一家厂商所提供的产品目录。

其中一家供应商，春田设备公司写信给波顿查询该项事宜是否已经有所决议，这样他们公司才可以着手订购或生产所需的设备。希克丝将来函转交给艾芙思女士处理。

范例

公司内部信函

致：荷莉叶・艾芙思                来自：柔佩塔・希克丝主旨：简餐中心设备案  日期：19 年7月14日

随函附上春田设备公司C.F.
包曼先生询问简餐中心设备案是否有所决议来信。很明显的，他想知道是不是应该着手订购或产制所需的各项设备。

我相信波顿先生告诉过您，他将尊重您以及审议委员会所达成的结论。如果准备采用春田设备公司，也许您会想写封信通知包曼先生。不过，如果公司目前尚未决定承制厂商，请将包曼先生的来信掷回，我会去函告知对方，
该案仍在审议当中。

真谢谢您！

第四节 告知对方交易有待老板回来后亲自决定

事由 请参阅第三十一章第三节。柔佩塔・希克丝必须回信给包曼先生。

范例

亲爱的包曼先生：

延迟回复您7月10日的来信，敬请见谅。我必须先与艾芙思女士(您认识她的)与审议委员会详细讨论简餐中心设备案目前的进度。艾芙思女士认为该案最好留待波顿先生8月10日返回公司以后再作决定。

我相信波顿先生回来后的一两天内就会与您电话联系。

感谢您的耐心等候。请放心，我们会很快地知会您结果。

真诚拜候

第五节 转知老板的指示给相关主管

事由

波顿先生在 7月24日打电话回公司的时候，问起交由采购处长克帝斯・华生与财务长雷・罗柏森共同研讨的汽车租赁案的进度。波顿对尚未收到报告一事颇为讶异，因此坚持报告一定要在

8月10日他返回公司主持的全国业务会议之前完成。同时他也要求华生与罗柏森无论如何要立刻让他知道商讨出来的结论与建议。柔佩塔・希克丝依照指示拟了一份备忘录。

范例

公司内部备忘录

致：克帝斯・华生                      来自：柔佩塔・希克丝雷・罗柏森

主旨：汽车租赁案               日期：19 年7月24日

我昨天和波顿先生通过电话，他问到汽车租赁案的报告是否已经完成。如果是的话，烦请转交给我，以优先邮件寄给波顿先生。无论如何，波顿先生希望明天之前能够收到两位对该案的结论与建议，便于在商务旅行途中研究。请务必让我在今天之内收到资料。

柔佩塔・希克丝

第六节
代老板否认外界传言

事由

波顿先生这次的东岸商务之旅有一项主要的目的，就是参观一家公司有意收购，名为“泡菜之家”的小型简餐中心连锁企业。一家报社的记者得知食品家庭公司的收购传言后，打电话到波顿的办公室求证。波顿尚在旅行途中，柔佩塔・希克丝决定先行回函给记者。

范例

亲爱的坎妮女士：

正如我在电话里提到的，我们食品家庭公司的总裁波顿先生目前不在公司，我无法就收购“泡菜之家”连锁简  餐中心一事，为您提供任何信息。

我相信坎妮女士您也了解，企业间的收购与合并在今天已是十分寻常的事。就我所知，食品家庭公司现在可能就有十数个不同的购并案有待评估。尚未决定的收购案即使在公司内部员工之间，也是天机不可泄漏。任何一项特定的交易在完成以前都是无可奉告。我可以向您保证，我们公司至今都未曾听说过任何关于收购“泡菜之家”的消  息，而我相信如果公司有什么重大的营运计划，我一定会有第一手的信息。

诚挚问候