第三十一章 拟备信稿待老板
签名
当老板指示助理拟妥信稿，等候签字的时候，那就表示这位助理已经拥有上司完全的信任。当然，这样的默契只有在双方共事了相当长的一段时期，助理熟谙主管的写作风格以后才会发生。第三十一章为你收录了几封等待老板签名，颇具难度的信稿。
第一节
接受邀请发表演说
事由
芝加哥大学的马文・克莱恩教授写信邀请肯尼士
R. 波顿于11 月14日周二出席行销研究班的毕业晚宴，发表演说。在毕业晚宴上，将会颁奖给今年表现杰出的同学。克莱恩建议波顿就“食品工业的新营销策略”为题，做一次简短的演讲，随后并有同学参与的问答时间。
克莱恩教授即将印制晚宴的议程，因此希望波顿能立刻回复。波顿在参加一项会议的途中，交代希克丝：“回信接受邀请，让我签名。”
范例
亲爱的克莱恩教授：
我非常高兴，更感到光荣，能够接获您的邀请在11月
14日周二晚间参加贵校营销研究班的毕业晚宴，并发表演说。
我对您所建议的演讲主题尤其深感兴趣。完整的市场分析与策略拟定，对于各行各业(包括我们食品工业)的确有着无以复加的重要性。
请直接将您的议程付印。同时，我想您也会寄给我像晚宴的时间、地点，以及我演讲的长度与贵班预计的出席人数等等的详细资料。此外，我是否可以知道这一届优秀毕业同学的姓名，以及她或他受奖的杰出成就？
衷心问候
第二节
拒绝提供支持
事由
图书审禁制度家长促进会的代表希奥多・丹尼森致函肯尼士・波顿，希望能够征得同意在该协会的信纸表头以及其他的书面资料上，将波顿列为支持者。
柔佩塔・希克丝深知波顿对于一些提倡严格审禁制度的组织与协会的观感。事实上，波顿最近刚在一次家长与老师的联谊会上演说时，严词批评了审禁制度的弊端。为了替老板省时间，希克丝拟好了回函，等待波顿签名。
范例
亲爱的丹尼森先生：
抱歉，丹尼森先生，我必须严正地拒绝被列名为图书审禁制度家长促进会的支持者。很明显，查禁各位认为有问题的公立图书馆藏书，对您及贵会的会员而言，是一件理所当然的举动。然而，我个人同时深信没有任何一个人或是一个组织团体有权力为其他人决定什么才是“合适” 的书籍。
我最近在一次家长与老师的联谊会上，很坚定地表明了我个人反对图书审禁制度的立场；如果以后还有机会，
我将继续发表同样的意见。
衷心拜候
第三节
给主要股东的回函
事由
食品家庭公司的大股东爱思特丽・卫茵斯写信给波顿先生
(称呼他为“肯” )，要求公司效法她，捐款 20万元给阿肯色州罗苏城的一家表演艺术中心。她在信里描述了这家中心的重要性，以及它能够回馈社区的贡献。
所有的商业书信里，最难的大概就是应对公司大股东的回信， 尤其是这位大股东要求各项名目的巨额捐款的时候。知道这一点，
柔佩塔・希克丝代波顿拟了一封回信。为了方便波顿修正，信稿以双行间距打成，并未遵照正式的书信格式。
范例
亲爱的爱思特丽：
很谢谢你的来信，我已经在今天收到了。
关于你的建议，希望食品家庭公司追随你，捐出20万给阿肯色州罗稣城的表演艺术中心，这件事我恐怕没有办法立刻给你一个肯定的答复。你知道的，公司设有捐款审议委员会，专责将捐款预算分配给各个值得支持的组织团体；公司的高级主管经常都得把捐款的要求转交给委员会决定。你这次的提案，由于款项相当可观，我想委员会应该会建议由董事会负责。
我会马上进行第一个步骤，与捐款审议委员会联系。如果委员会的回应一如我所预期，我会在9月5日的董事会上提出并支持你的建议。很抱歉，要过一段时间才能回你消息，不过我实在没有别的办法。
祝你一切顺心，爱丝特丽。我希望你计划出席
9月25
日的股东大会，期待到时候能够在会议上见到你。
诚挚拜候
第四节
回函建议替代的演讲者
事由
由有志从事分销流通业的学生们所组成的美国分销教育俱乐部，即将于九月五日在波士顿举办全国会议。年青的理事长珍娜特・密尔斯写信邀请波顿先生出席宴会，就“电子时代的分销流通业”这个主题发表演说。波顿不但熟知而且相当推崇美国分销教育俱乐部这个组织。对于能够受邀演讲，波顿感到十分荣幸，但是在
9月3日这个星期，他必须到加拿大出差，无法接受演讲的邀约。不过，波顿建议了一位理想的替代人选：食品家庭公司长程计划处的处长，克拉伦斯・华顿。华顿是一位充满活力的讲者，对市场研究有深切的体验。波顿已经先向华顿提过演讲的邀请，确定他在9月3 日有空。柔佩塔・希克丝拟妥了一封给珍娜特・密尔斯的回信，等候波顿签字，同时也准备了一份未署名的副本给华顿参考。
范例
亲爱的密尔斯小姐：
你来信邀请我出席美国分销教育俱乐部 9月3日到5日的全国会议，担任宴会的演讲者，真是令我备感光荣。我非常熟悉并且相当敬重美国分销教育俱乐部的工作 (我曾经多次出席贵部的分会演讲 )。很可惜的， 9月3日这整个礼拜我人都会在国外，无缘参与盛会。
我是不是能推荐您一位替代的演讲者？我们公司长程计划处的处长克拉伦斯・华顿，在我知会他以后，很高兴能有机会出席贵部大会，发表演说。我可以向你保证，华顿先生不但是一位杰出的演说家，而且他对电子时代的流通分销策略的了解，比起我个人来说，真是有过之而无不及。如果你认为这项建议可行，我想你不妨直接写信到我们公司与华顿先生联系。如果你另有理想人选，华顿与我也都能理解。
祝福贵部今年的大会能如你所希望的空前成功！
诚挚问候
信稿副本致：克拉伦斯・华顿
第五节
回应感谢演说的来函
事由
玛里琳・葛薇担任楔石大学校长潘密拉・摩尔的行政助理。摩尔曾于5月间应邀在罗德岱堡大学的毕业典礼上发表演说。不久之后，对方的教务长来信盛赞摩尔博士的演讲，并附上了一张
500元的支票作为谢礼。葛薇为此代潘密拉・摩尔拟好了回信。
范例
亲爱的蓓莎：
你真是太大方了，那样地赞美我在罗德岱堡大学毕业典礼上的演讲。老实说，比起当天的任何一位听众，我自己更高兴能有机会阐述(学习是一生的志业)这项我所坚信的理念。一群优秀的毕业生 (你一定非常为他们感到骄傲！)、许多杰出的学者教授，以及盛情的款待，对一位应邀在毕业典礼上致词的演讲者来说，真是夫复何求！
我随函寄回你那张500元的支票，当然不是因为我不懂得感激你的好意，而是我相信这笔钱可以做更有效的利用，比如说用作你们学校的奖学金经费。不过，怎么运用就交给你决定了。
谢谢你对我在罗德岱堡期间的种种招待。那真是一次叫人长久惜取的美好经验。
诚挚问候
第六节
回应读者的好评
事由
首都林业的公关处长爱德华・班哲明最近在几份全国性的刊物上登载了一系列的广告，收到了相当的好评与回响。班哲明因此决定写一封制式的谢函，回复读者赞许的来信。他指示助理艾德文・考勒拟好草稿，方便他修改。
范例
亲爱的帕金逊女士：
谢谢您如此周到地来信赞许我们在全国性刊物上所刊登的广告系列。我实在非常高兴您喜欢广告所传达的信息，
认为它们相当的发人深省与鼓舞人心，因为这正是我们与广告代理商在企划之初所希望达到的目标。
您希望我们加强野生动物保育这项议题的建议相当的中肯。我们目前正在着手制作一式六份的广告系列，强调保育野生动物，特别是濒临绝种的野生动物的重要性。敬请期待，如果您有时间，更希望能让我们知道您的观感。
感谢您的来信，让我们的土气大振！
衷心问候
