第四章 用词力求简明生动
有些书信作者认为“大字”即是学问的具体象征。不论有多少沟通专家怎样的谆谆告诫，不少政府官员、大学教授、社会学家、教育工作者、企业主管和其他各行各业的人士，依旧兴高采烈地继续使用“诘屈聱牙”的言语进行沟通，像在玩游戏一般，
说得、写得最艰涩难解的人最赢。
我们并非无视丰富词藻的重要性。不少“大字”都是无可取代的佳句。只要你能够确定用字无误，而且你的读者或听众不会因而茫然失措，那就不妨尽情挥洒。偶尔使用一些多音节的词句反而让你的作品平添风韵。
不过在多数的信函里，大可以收起“辞海” (字典的咬文嚼字版)，选用一些大家都耳熟能详的字句。几乎每个人对“家”的感觉都会比对“住处”或“居所”的反应来得温馨亲切。在一家满座的戏院里，听到有人高喊“祝融之灾”，大概没有多少人会起身离席。但是如果有人尖叫“失火了！”，那就等着看大家仓皇逃逸。人们常爱提起关于艺人巴纳姆的一则趣闻。为了要疏解付钱入场后却久久不愿离去的人潮，以便为剧场外大排长龙的观众腾出空间，巴纳姆张贴了一份告示，上面写着：“闾阎由此去”。许多流连的观众以为告示所指的是另一处引人的表演，顺势走去，才发现自己已然身在场外。原来，“闾阎”竟是“出口”的文言版。
写信表达的时候，当作读者就在自己面前一样地轻松对话。你会不会这样跟老板说：“经过我解析式的评核后，发现甫经践行之奖励方案遍布多如恒河沙数之矛盾与龃龉，必将导致人事之不义蔚然成风”？当然不会。你倒是可能会这么写：“我仔细研究过现行奖励办法，认为颇有修正的必要。最让我担心的是它对某些人来说十分公平，对其他人而言却截然不同”。
过度拘谨，夸张的文句普遍到拥用它们自己专属的名词： “官话”。之所以这样称呼，是因为许多政府官员尤其喜好使用博奥的文字(“博奥”正是“难懂”的官话版 )。
即使你知道收信人学问渊博，还是很可以选用简单的文句， 省去华丽的辞藻；不是怕对方会看不懂，而是因为对话般自然的文章往往要来得更加生动有趣。读过以下的对照表，你大概就会了解我们的意思了。
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略嫌华丽 平易简明
忖度 考虑
了然 知道
谂悉 了解
由 汇聚而成 由 组成
臆断 认为
卒底于成 结束
覆按 确认
酌思 考量
会帐 付款
添长 增加
罔极 最大
肇始 最初
戋戋 一点点，少许
摒祛 排除
发轫 开始
癖性 倾向
植基 根据
允准 同意，认可
论据 理由，依据
访察 支付
审视 检查，研究
萌动 发生
终极 最后
接下来，我们再读些官样文章的范例：
官样文章 自然风格
1.
随函谨附之合约于正式 1. 请在所附的合约上签名后寄生效前，尚待阁下签名，
回给我。
签毕后请惠于掷回下列署名者。
2.
迫于存货短少，我方仅 2. 我今天先寄出 5台新月发电能奉寄贵方所订12台新 机，其余7台待新货一到(大月发电机之首批5台。所 概是下星期)立即交运。
余部分预估将于近期中交运。
3.
谨此敬谢贵公司迅即处 3. 我今天一早就收到枫苗了， 理我方紧急订购之枫苗。
对贵公司的效率真是感激不
4.
敝公司身为批发业者， 4. 身为批发商，我们只能出货自应恪遵业界常规，不 给零售商及其他经销商。不得迳行出货予消费个人。 过您可以在亚特兰大的一些惟无庸置疑，亚特兰大
店里买到奥内达家电。多数当地定有零售商家得以 商店都已登录在电话簿里。回应阁下所需。
5.
鉴于阁下坚拒履行付款 5. 对不起，巴克斯特先生，我之义务一事，我方对提 们无法追加你的信用额度。高阁下信用额度之请求 相信你了解原因所在：我们不予考虑。除取消上述 一直收不回帐款；除了你还权益积欠的帐款。 款外，别无其他选择。
自创新字
一位高级主管希望同事能优先研究成本控制的计划，于是下达指示：“该案应予优先化”。虽然没有听过这样的用法，大家还是可以意会优先化所指为何，对为了省时省事而编造出来的新字习以为常了。
像优先化(priortize)里的“化” (-ize)字，就是官样文章作者的最爱。见过明确化 (definitize)这种用法吗？就是有人想出这样的字来代替“使之明确”的意思。我们越来越常见的一些“化”
字还包括：合法化 ( l e g i t i m i z e ) ，政治化 ( p o l i t i
c i z e ) ，派系化(factionalize)，策略化(strategize)，从属化(accessorize)，终结化(finalize)，极限化(maximize)，环流化(circularize)等等。当然， 也有不少大家惯用的“化”字，像：标准化
(standardize)，具体化(visualize)，危机化(jeopardize)，经济化(economize)与加压化
(pressurize)。林林总总，各衷其是。不过我们要记得，在真的很想使用“化” (-ize)字的时候，或者该说，在很想让词句多音节化(oversyllabize)的时候，先找本好的字典当顾问，避免滥用。
另一个常被硬加在其他文字后面的字尾是
– w i s e (就 而论)。这样子造出的新字其实很面目可憎，而使用这些字的人也许就只是想向别人夸耀自己对官场行话的熟稔程度。
以下就是一些-wise文句的范例和它们日常版的对照：
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-Wise文句 日常版
1. 新闻播报员：“就天气 1. 新闻播报员：“各位朋友，真而论，本周周末将是
是抱歉，看来我们会有一个潮湿而闷热”。 潮湿而闷热的周末”。
2. 就利润而言，这是一 2. 我认为这项新计划能带来更项理当执行的计划。 多的利润。
3. 就成本观之，业务代 3. 我们可以借全力开发具备大表专注于人口稀落的
量销售潜力的地区来降低成地区是不智的。 本。
4. 就距离而论，新厂的 4. 寇菲斯与丹顿两地距离相当， 地点，寇菲斯与丹顿 所以说，光凭远近不能断定
两处可谓平分秋色。 哪个地点比较理想。
5. 综观员工士气，我不 5. 我不认为这项新措施会影响认为这项新措施有何 员工士气。
不妥。
最后，还有人情不自禁地喜欢在字尾加上
-uate用来表示动作。在英文里，有不少带有
– u a t e 字尾的都是掷地有声的好字，像
perpetuate(永续)，evaluate(评估)，fluctuate(起伏)，evacuate(撤迁) ；但是这些并不包括像 a c t u a t e
( 启动 ) ， e ff e c t u a
t e ( 招致 ) ，
eventuate(卒成)一类的罕字。比如，最好别说：“我们期待修订后的退休办法得以在明年年初启动
(actuate)”；而用：“修订后的退 休办法将于明年初生效(goes into
effect)”。还有不要写：“我们的
希望是这项研究成果终将获致(eventuate)可观的节约成效”；而是： “我们希望这项研究成果能带来(result
in ) 可观的节约成效”。
时尚文字
文字有时候也像青少年的流行时尚一样的来来去去。似乎只要政府官员在记者会上抛出一句听来莫测高深的话，听者就立刻奉为圭臬进而据为己有。几年前，参数
(parameter)这个字离奇地出现在文字媒体上被当做周长
(perimeter)或边界(boundary)使用；
流传至今，俨然成为风行的时尚文字。可笑的是 p a r a m e t e r 与
perimeter二者本就各有所指，互不相干。而这点正说明了我们在选择用字上颇有人云亦云的毛病。
一些时尚文字，历经长年的口耳相传，至今似乎已经晋身主流了。一个人深具魅力，我们会说他 / 她散发了“领袖气质”
(charisma)。当人们对特定议题所持的观点南辕北辙，我们就管这种情形叫做“两极化” (polarization)。面对问题，积极寻求解决之道叫做“切入问题的界面”
(interface with the problem) 。提供意见的话，就得先站稳自己的“立场” (stance)或表明自己的“恣态” (posture)。而双方各持己见的时候，就会产生“分歧”
(dichotomy)。类似用法，不胜枚举。
还有一个日渐流行的趋势是把名词当动词用，像是：“这项措施将如何影响
(impact)现有的营业额”
(而不是“这项措施将会为营业额带来怎样的影响”？ )；或是：“请评价(critique)所附的报告”(而不是“请让我们知道您对所附报告的评价”
)
如果你认为随波逐流地使用官话其实没有什么不好，那当然是悉听尊便。不过我们还是要鼓励你使用简明的文字来从事书信写作；因为简单的文字、自然的文字、对话般轻松的文字，以及日常惯用的文字，最能丰富你文章的可读性与说服力。
陈词滥调
几乎和官样文章一样让人不敢领教的是索然无味的陈词滥调。在从前，差不多每封信的开头都是这个样子的：“阁下5日来函，悉经拜阅” (意思是说：“很高兴收到你6月5日的来信” )。而同一封信的结尾大多跳不出这样的模式：“承蒙阅信，不胜感激；您最忠诚的仆人敬上”。也许你根本就没有见过这种写法，
而奇怪我们干嘛要刻意地提点。这是因为书信作者常会在不知不觉中陷入墨守成规的窠臼，反复地使用相同的词句。即使在今天， 只要你肯花时间查阅一下任何一家大公司在一天内寄出的信件，
就会发现类似以下所列的一些陈词滥调：
陈词版：
来函敬悉(这句话其实一点意义都没有，就像正式开讲前清一清喉咙的声音)。
生动版：
您在5月15日来信订购的 25 000 份邮寄标笺已经在昨天寄出了。
陈词版： 合约条款内容不尽清楚，烦请惠予说明。行动版： 请说明合约第二页第七段所列的条款。
陈词版： 谨遵指示，已将车篷饰品以航空快递交运。
生动版：我已经用航空快递寄出车篷饰品。您现在应该就快收到
了。
陈词版： 烦请得便尽早回覆。
生动版： 我真的得在5月16日前收到你的回音，谢谢。
陈词版： 谨此附上您索取的关于马普尔兄弟企业的资料。生动版： 这些就是您要的关于马普尔兄弟企业的资料。
陈词版： 希望您能把握良机，享受订购纸箱的两成折扣。
生动版： 我相信您了解这次纸箱的八折优惠会帮您省下一大笔
钱，所以为什么不立刻订购呢？
陈词版： 至盼阁下赞同此事，谨此拜上。
生动版： 希望您和我一样都认为这是一项妥善的安排。
陈词版： 鉴于我方难能取得零件生动版： 我们很难取得零件，因此
陈词版： 根据我方记录，您的帐户中尚有322.76美元的余款未清。
生动板： 您一张322.76美元的支票就能付清所有的帐款。
陈词版： 请惠于告知是否同意所定之日期。
生动版： 见面的日期排在12月14日，您方便吗？
其他一些陈腐的文句还包括：
Along this line 据此
At hand (your letter) 展读阁下来函Attached(or
enclosed)please find 随函附件，敬请查收I wish to state 谨此陈述
I hereby advise 谨此说明
I solicit your kind indulgence 拨冗阅信，不胜感念
In due course 于适切时机
Your order has gone forward 阁下订货悉经交运
Under separate cover 另函交寄
Up to this writing 直至此刻
With your kind permission 承蒙惠准
Pursuant to your request 谨依所求
This is to inform you that 随函通知
We wish to call your attention to 敬请察照
Above-mentioned(person,invoice, 前述之(个人、出货
letter,etc.) 单、信件等)
We are writing to tell you that 谨此告知