第十三章 确认信

借由信件确认彼此同意的事项其实至关紧要，尤其在双方的讨论涉及正式承诺的时候，像是提供特别的服务或价格优惠，预约重要事项，或是修改作业程序，重拟公司政策。

以下介绍的范例，部份是商业服务的使用者所写的，有的则是提供者可能会用到的。而撰写确认信，应该注意到下列这三项准则：

1. 清楚地载明你所要确认的事项。

2. 预留后续讨论的空间：收信者对双方约束的事项可能会有不同于你的解释。

3. 不妨使用亲切一些的方式来传达信息：你应该与确认信的读者彼此熟识(至少事前你们双方都有过接触)。

第一节
确认口头指示

事由

伍德摩尔涂料公司最近接获几位零售商客户的抱怨，“天鹅柔”这款畅销涂料的喷嘴出现瑕疵。其中一位客户，海伦・吉尔伯特打电话给伍德摩尔涂料的维修部经理路易斯・莱斯利，认为将瑕疵品寄回太过麻烦，要求伍德摩尔获取零售商的口头报告作为替换的依据。莱斯利同意吉尔伯特的建议，在双方通过电话后写了下面这封信确认。

范例

亲爱的海伦：

谢谢你建议我们不要麻烦零售商将“天鹅柔”涂料整  桶寄回来给我。我完全同意你的看法，也正写信给所有的客户，请大家直接通知我们瑕疵品的数量即可。

“天鹅柔”为你带来了那么多的困扰，不用说，我当    然是深感抱歉。虽然这是以前从未发生过的疏忽，不过你放心，我们一定会盯着工厂直到问题解决为止。没有改善， 没有订单！

诚挚问候

第二节
确认价格与折扣率

事由

全国建材公司的业务主管罗纳德・瑞兹克在
7月21日接到零售商约瑟夫・迈纳来电询问组合隔音帘幕的价格。瑞兹克除了在电话里报价外，还答应以信函确认。

范例

亲爱迈纳先生：

感谢您7月21日来电询价。这封信将确认我们上次在电话里讨论的关于组合隔音帘幕的各项价格。以下就是我们讨论内容的摘要：

合成纤维帘幕目前所具备的4种颜色都适用上述价格。所有的框架(电镀铝框)与五金配件(连接框架的脚架与头套)均随产品附送，不另收费。7月31日以后，价格将微幅调涨。

我已经准备在一接获您的订单，就立即将产品付运。期待您的联络。

由衷问候

第三节
确认会晤的安排

事由

兰德欧佛化工的副总裁雷・乔丹在“董事天地”这本杂志里注意到一则广告，推销豪华
XII型的直升机。乔丹于是写信询问该公司在路易斯维尔市附近的经销商资料，从而得知肯尼斯・马隆这位经销商在孟菲斯的地址及电话。乔丹打电话过去，马隆借机邀请乔丹亲自到孟菲斯来参观直升机。乔丹接受邀约，计划在

8月8日成行，并写了以下这封信确认会晤事宜。

范例

亲爱的马隆先生：

很高兴今天能在电话里同你畅谈豪华
XII型直升机。我打算接受你的邀请，前往孟菲斯拜访。日期订在你所建议的8月8日。我计划在7号开车出发并住在西方之最湖区旅馆。希望能在8日周二早上九点与你会面。

豪华XII型听起来十分令人期待。希望贵公司有人能带我翱翔一番！

由衷问候

第四节
确认行程的安排

事由

J. D. 福尔瑟姆在北卡罗莱那州拥有四家乐器行，最近刚参加过全国音乐教育会议。福尔瑟姆在会议期间认识了全球乐器公司的总裁辛西娅・克林顿。克林顿邀请福尔瑟姆到全国乐器位于路易斯安那州雪瑞港市的工厂参观，并愿意负担所有的旅行费用。福尔瑟姆欣然应允，预定于
7月14日成行。克林顿拟好了一份行程，写信请福尔瑟姆确认。

范例

亲爱的福尔瑟姆先生：

我为您7月14日来访拟定了一份行程，同时也随信附上了您的机票。择要而言，您将搭乘美国航空公司
220号班机，在当天早上11:30分由威明顿起飞，在下午1:30抵达亚特兰大。随后，您将在 2:00转搭达美航空公司416号班机，于4:15飞抵雪瑞港机场。

我会在机场候驾，载您前往西方之最阙斯豪思汽车旅馆休息，我们已经为您在那里订了房间。稍后，如果您方便的话，我和我们公司的采购经理哈罗德・第葛莫将与您共进晚餐。

我们很高兴您能来访，更期待能带您好好的参观我们的工厂。

诚挚问候