第十章 征询意见，安排会面

一般来说，当你为了洽谈生意或是要取得所需的信息而必须前往外县市出差的时候，都应该先以书信与拜访的对象联系，定好会面的时间；虽然这样做，对你来说是多了一项工作，但是却能让对方感到备受尊重。假使你一下子突然出现，别人很难弄清楚你究竟是要找谁。此外，预先定好约会还能为此节省时间。去函安排会面时，请注意下列几项原则：

1.  如果对方并不认识你，记得确实表明自己的身份与来意。

2.  如果会面的主要受益者是己方的话，尽可能让对方了解彼此都能因而受益。

3.  明确地订出会面的日期与时间，不过要有弹性，方便对方的行程。

4. 

不论拜访的目的为何，信里的措辞用语都要斯文有礼。

第一节 请求参观展示中心―询问信

事由

一家位于代顿市的中型企业的市场部经理，最近到市中心一幢办公大楼拜访了一位朋友。她对这位朋友办公室里精巧的空间运用留下了深刻的印象。人家告诉她有一家公司专营组合家具，
并且有整栋的建筑专门展示各式各样的组合家具。这位市场部经理决定写信给这家位于杜萨市的公司，希望能安排时间前去拜访以便收集更多的信息。

范例

各位先生：

我是否能够前往贵公司位于杜萨市的展示大楼，参观采用组合家具的各式办公室配置？我个人的时间弹性十足，因此很乐于在各位最方便的时间前往拜会。

谢谢各位。

诚心问候

替代写法

各位女士、先生：

几天前，我拜访了我们代顿市内的一家大型企业，对于他们办公室里各个部门采用组合家具的配置与空间规划留下深刻的印象。我在拜会期间，特地向他们请教关于组合家具的制造厂商情况，从而得知贵公司在杜萨市设立了一整栋大楼展示各类的组合家具与设备。

我很想参观贵公司的展示大楼；我到杜萨市的时间当然也是以方便各位为主。如果各位方便随时接见，我预定在3月8日，星期四前往拜会。

衷心问候

第二节 请求参观展示中心―回函

事由 请参阅第十章第一节

范例

亲爱的洛马克斯博士：

我很高兴得知您打算在3月8日，星期四光临敝公司参观。虽然我不清楚您到达的确切时间，不过这其实并不要紧，因为我们的展示大楼在早上
8点钟就会开放。我们随时恭候您 的光临。

我希望您周四整个早上都 有时间和我们一起，因为我们在奥玛哈俱乐部特为您准备了一顿午宴。

诚挚问候

第三节 请求安排电脑操作示范―询问信

事由

乔治・凯姆是一位职业会计师，他的客户含括了一家辖有六间分店的药店连锁企业。由于近来药店档案管理所花费的成本不断高涨，凯姆一直在想办法降低成本。他注意到某份杂志里有一篇文章提及电脑管理药店这个领域日益普及的趋势。凯姆于是决定写信给那篇文章的作者，要求会面，便于获得关于电脑实际应用于中小企业的第一手资料。

范例

亲爱的陆丽博士：

我有一位客户是在大波特兰地区拥有
6家营业点的药店连锁企业。我个人十分欣赏您刊载于5月号《美国药师》上的大作：疏解泛滥成灾的药店档件。您一针见血地指出， 有些药店的老板每天要花四分之一的时间来处理文件工作。

我对于越来越多的药店转而求助于电脑管理这个趋势尤其感到兴趣。电脑也许正是我那位客户的问题克星，而我很想了解更多的相关信息。

6月18日我人会在西雅图洽谈生意。不知道您当天是否方便能够与我见面？如果方便的话，又是否可以麻烦您借用客户的办公室做实际的电脑操作示范？
6月18日当天方便的话，请告诉我时间，我一定准时赴约。请利用对方付费的方式与我电话联系，我的电话是：(806)257-1818。

谢谢您！

衷心问候

第四节 请求安排电脑操作示范―回函

事由 请参阅第十章第三节

范例

亲爱的凯姆先生：

我很高兴能够在西雅图与您见面。 6月18日这个日期相当理想，我会在工作日历上标注：
10:00~12:00；凯姆先生来访。

我计划带您参观西雅图市内两家实际运用电脑的药店与一家房地产公司。我相信在您了解这些企业因为使用电脑而巨幅削减了纸张文件的用量以后，一定会非常惊喜。当天中午12:30，我还邀请了全国事务管理协会的秘

书长，沙伦・蒂贝茨女士共进午餐，借此请她向我们介绍电脑的运用如何地简化了办公室经理们的行政管理工作。

祝您一路顺风！

诚挚问候