第十九章 一般信件

许多的供应厂商都很努力地找出一些师出有名的机会写信跟客户保持联系，像是感谢客户亲切和善地接见业务代表或前去拜访的同事，谢谢客户准时付款或大笔订货，恭贺客户的专业成就荣获地区或全国性的肯定，还有强调客户长期支持对公司的贡献。这些都是不一定要写，但写了有助于维系良好客户关系的信函。

但是要注意的是我们刚才提到的“师出有名”。如果表达谢意的信件变成统一格式的客套话或是例行公事，那就和拍马屁一样，不具实效了。

在这一章里，我们收录了四封供应厂商表示善意的信函，每一封对于巩固良好的客户关系都有正面的帮助。

第一节
介绍新任业务代表

事由

里维尔食品制造厂的业务经理普赖斯・布朗利斯刚批准了丽贝卡・威茨坦辞去业务部门的工作。威茨坦的父亲最近有过一次心脏病发作，她因此希望能够转调内勤工作，有较多的时间照顾父亲。丽贝卡现在转任客户服务部的经理。

外勤的业务工作则由米尔顿・塔特接任。布朗利斯决定去函威茨坦负责的每一位客户，向他们传达这项人事变动。

范例

亲爱的杰夫：

让我来向你介绍米尔顿・塔特。

米尔顿刚接手丽贝卡・威茨坦的工作。丽贝卡则转任我们客户服务部的经理，主要是因为她父亲前一阵子心脏病发，她认为应该换个职务，离家近些，方便照料。

我相信你会喜欢米尔顿・塔特的。他大学念的是芝加哥的德保罗大学，主修销售管理，十足的实干家，处理人际关系能力极强。他曾在我们阿肯色和密苏里的分部担任业务代表，表现相当出色。他在公司的个人档案里存满了客户们的感谢信，我想很快地你也会开始称赞这位非常熟悉产品与客户的业务代表。他这个人不容许客户没有得到应有的待遇这种情况的发生。

我很希望你能在和他相处过一段时间以后，把你对他的印象记录下来，让我参考。我预测你的反应将会相当令人欣喜。

诚挚问候

第二节 感谢客户接见新任业务代表

事由

威廉・贝尔担任马里兰五金批发公司的营销主任。公司的业务代表，凯司・尼克松最近首次前往拜访帕度森市的波顿五金行的老板，米拉・波顿。贝尔对每一位业务代表的拜访都会做后续的追踪，去函客户感谢他们拨冗接见业务代表。

范例

亲爱的米拉：

凯司・尼克松刚结束他在马里兰责任区的业务之旅， 对你及公司的同仁赞誉有加。当然，和你们大家认识了这么多年(有没有12年了？)，我对他的报告一点都不感到惊讶。

不过，我还是得告诉你，我真的很感激你接见凯司，
还协助他了解你们公司的状况。凯司虽然是新人，却已经在自己的责任区里有不俗的表现。很明显的，到你那儿拜访的经验是他这次业务旅行最丰富的收获之一。

衷心拜候

第三节
感谢客户接待业务代表

事由

身为一家纺织厂的地区经理，贞・坎贝尔辖有数名业务代表， 各在指定的责任区内拜访买家与企业的采购主管。每当接到业务代表成功的拜访记录时，她就会很快地去函感谢客户。

范例

亲爱的路易斯先生：

谢谢您在我们杰克・瑞格蓝上周前去拜访时的亲切接待。

杰克是我们最有效率的业务代表之一。而他非常高兴能有机会拜会像您这样深具专业背景与经验的成功人士。从他的报告里，我得知您一点也不吝惜时间，给了他充分的指导，杰克自己都说他离开贵公司的时候，“变得比去的时候还更加了解我们自己的产品”。

杰克提到的“时尚之辉”窗帘布的样品已经在今天随  着一册详细的特别说明书为您寄出去了。如果有需要我们服务的地方，希望您能让我或是杰克知道。

衷心问候