第十七章 一般信件

第一节
使用现金支票下订单

事由

一家文具零售商的老板，普赖斯・布恩向中陆文具公司下了一笔订单。对于使用现金支票付款的订单，中陆文具提供有
10％ 的折扣，并负担运送的费用。

范例

各位先生、女士：

随函附上246.94美元的现金支票一张，用于订购下列文具：

上面所列的产品在我们这里的存量已经所剩无几，希望各位能尽快处理我的订单，谢谢。

由衷问候

第二节 使用交货付款的方式下订单

事由

花店的老板格雷奇恩・克劳利向一家供应商订购文具，克劳利尚未利用签帐的方式向这家厂商订过东西。

范例

各位先生：

请用交货付款的方式将下列的用品寄来给我：

编号                 项目            数量           单价          合计

我随着订单附上了我们公司本期的资产负债表与损益表，希望能向贵公司申请签帐的信贷帐户。是否能麻烦各位尽快给我回音？

由衷问候

第三节
使用信用卡订货

事由

西奥多・伍德在 7月号的《大西洋周刊》上读到一则捷克拖拉机模型的广告。伍德打算用信用卡签帐的方式订购这个模型当作他孙子在
7月27号的生日礼物，并要求对方将模型直接寄给他的孙子。

范例

我希望订购贵公司于7月号《大西洋周刊》上所广告的捷克拖拉机。这个模型是一份生日礼物，请将它寄给：

基思・伍德先生威廉斯南路115号

侯德市佛罗里达州32645

请将礼物的费用(39.5美元)记入我的信用卡，资料如下： 西奥多・伍德卡号： 0000 0000 0000 0000使用期限：至09-96止

可不可以请你们稍微安排一下，让礼物在
7月15日到20日间这几天寄到？我很感激各位能帮我这个忙，谢谢！

诚挚问候

第四节 去函感谢供应厂商的业务代表

事由

港湾码头是一家最近才开幕的公司，专为现任及未来的船主们提供各项服务与供应各类机具设备。某家航海器材供应商的一位业务代表在港湾码头筹备期间与开幕当天都十分尽责，全力协助。港湾码头的老板因此提笔写信给那家公司的业务经理，戈登・斯韦恩，表达他的谢意。

范例

亲爱的斯韦恩先生：

上个星期六，我们港湾码头开幕了。我很高兴能在这儿向您报告，这次的开幕十分成功，当天到访的人数比我们所预期的还多一倍。真是一个好的开始。

当我有时间静下来回顾开幕当天可想而知的那种纷乱场面时，我想到的是贵公司业务代表，维克托・雅各布斯对我及我们所有员工的热诚协助。小维不但早在开幕前几天就来帮忙准备展示活动，在开幕当天更是积极的投入各项工作―接待来宾，示范机具的操作，帮忙分送冷饮与海鲜；需要帮忙的时候，小维就像个天使出现在那儿。

斯韦恩先生，你在这么重要的时候把小维“借”给我  们，真是叫人感激万分，对我来说，只要他有机会到我们这儿，随时都会有热情的款待等着他。

殷切问候

第五节 去函感谢供应厂商的服务与协助

事由

今年是批发商拉尼尔五金机械公司成立的
50周年。在这样可喜的日子，公司总裁特地致函忠实客户，向他们长期的支持表达谢意。一个月以后，总裁想到一些供应厂商也同样劳苦功高，因此去函感谢对方所提供的优秀产品与服务。

范例

亲爱的乔治：

一般来说，客户才是我们重视的对象。

上个月纪念公司成立50周年，我们着实的庆祝了一番。我们最先想到该做的事情之一就是写信给我们 200多家的零售商客户，感谢他们长年来的热诚支持。我们在这里提到，如果不是他们，我们不可能成长到今天地规模；事实上，没有他们的支持，我们根本无从在此庆祝50周年。我们当然是句句诚心； 你和我们一样都很了解忠实朋友的重要。

不过后来我们又想到：供应商呢？我们的供应厂商那些品质优良的五金器具让经销商乐意长期定货，不也一样值得我们感谢吗？我们向你进铁锤、锯子、刀片、扳手，还有其他许多的“迈克森”产品有多久了，35年？你们的产品一向都是品质精纯，价格公道，再加上服务完善。这样一家制造厂商，对我们这个批发商而言，真是夫复何求！当然偶尔双方会有些小小的争执，你们处理的态度总是“顾客永远是对的” (在我们来说，顾客倒不见得永远都对
)。无论我们之间有过什么样的问题(我都记不得了)，都无损于我们对你们公司、你们产品，以及你们员工的评价。

所以至少是这一次，我要将全心的感谢从重要的客户身上

转移到重要的供应厂商。而在我们的感谢名单上，“迈克森”名列前茅。谢谢您！

诚挚问候

附：往后我们之间免不了还是会有些小问题发生，到时候你该不会拿我刚说过的这些好话当挡箭牌吧？