第二十三章 “公布”用备忘录

“公布”用的备忘录包括布达新进同事，通知工作程序与时间表，发布并购、高级主管晋升，成立分公司等各项信息。

第一节 会议通告

事由

哥伦比亚产业的人事副总裁H. 詹姆思・蒙哥马利写了一份备忘录给人事部的同事，通知大家在 2月10日参加一项会议。会议的目的在于研拟出更具成效的方式来欢迎公司的新进员工。

范例

致：人事部所有同事              来自：H. 詹姆思・蒙哥马利主旨：新进员工研习会      日期：19 年2月2日

如各位所知，我们哥伦比亚产业每年举办六次的新进员工研习会。这些研习会的主旨在于协助新进同仁熟悉公司，包括公司的组织、高级主管、产品、宗旨与未来展望。

一段时间下来，我对研习会目前的成效并不感到满意。会议内容似乎不具活力，有时候甚至是贫乏沉闷。很多应邀出席研习会的讲者所发表的演说都单调得像在敷衍了事。我们要记得刚被录用的同事对公司几乎一无所知，因此这些研习会应该以让新进员工以身在哥伦比亚产业为傲这个目的，加以仔细地规划，确实地执行。研习会对我们而言，是一个凝聚新进同事对公司向心力的大好机会。

我们的会议订在2月10日举行。希望各位前来与会时，
每个人对如何丰富新进同仁研习会的内容与成效都是成竹在胸。请准备好为新的研习会形态提出建议，包括如何善用视效辅助器材，鼓励资深同事的参与，以及实地参观公司“远足”计划的可行性。

詹姆思・蒙哥马利

第二节
宣布暂时冻结人事

事由

温思黛德纺织企业的总裁
E. 莉莲・贺晴逊对公司在过去半年所呈现的营利状况深感忧心。成本必须降低，而贺晴逊认为可以由进行人事冻结这一点做起。

范例

致：各部门经理                    来自：E. 莉莲・贺晴逊

主旨：人事冻结                    日期：19 年7月9日

从第三季开始，未经我个人核可，不得增聘任何新进员工；这项人事冻结的命令即日起生效。我们公司今年前两季叫人不忍卒赌的获利能力是促使这项决定的主因。不管多么令人痛苦，只要有地方可以樽节营业成本，我们就必须动手削减(随时等候进一步删减的通知！)。

同样地，未经我个人批准，第三季离职员工的遗缺一律不予替补。我了解这对某些部门的运作而言，的确造成相当的困难，不过还是让我们试试看自己是否能够不靠替补而渡过难关。原来即将任用的人事也因此一律取消。

如果各位相信这样的措施会使公司陷入困境，我在将来会很乐意聆听意见；不过我必须忠告各位，在目前任何与这项决定相左的意见很难有被接受的机会。

E.莉莲・贺晴逊

第三节
宣告新图书室成立启用

事由

艾维利化学工业决定在公司的五楼成立一间图书室。公司同事，不分职务或阶级，都有权使用新成立的图书室。负责的研发部门副总裁艾莲・
R. 柏克利用公司内部备忘录的形式向全体同仁宣布图书馆成立启用与各项服务。

范例：

致：全体同事                       来自：艾莲・R.   柏克主旨：新图书馆成立   日期：19 年10月20日

公司的新图书室现在已经完成而且即将启用。各位都知道，图书室位于公司的五楼。我们殷切地邀请所有的同事前来使用图书室所提供的一切服务，包括：

书籍          图书室收藏了各个专业领域的书籍，当然也包括了化学的参考书。其他领域还有传记、经济学、哲学、社会学、语言学、自然科学、实用艺术、纯艺术、文学、历史及各种字典(当然也包括了化学字典)。

手册 图书室也完整地搜罗了各式各样未经装订的手册、照片、简报与其他的信息来源。

技术与专业出版品 这一部份涵盖了许多学会社团与研究单位的专业出版品及杂志。

期刊 公司订阅了各种杂志，包括《商业周刊》、《福布斯》、《财富》、《新闻周刊》、《时代周刊》，还有《美国新闻》与《世界报导》。

制造厂商目录 我们广泛地收集了许多制造厂商的目录，其中还包括了我们最强的竞争对手的产品信息。

公司历史文献 图书室是为公司的历史资料建立完整档案的不二人选，所有关于公司的资料，包括年报，都尽在其中。

图书室除了藏书之外，还为同仁提供以下的服务：

1. 馆际图书借阅的服务，以及使用当地与其他地区图书馆的设备与资源。

2.
协助准备专业与技术出版品事宜。

3.
编撰出版品目录，整理演讲与会议记录。

4.
协助编辑公司月报。

5.
回答各种专业技术的问题。

图书室的主任管理员玛莎。莉农将率领助理梅琶・克匪德，迈克・布莱安，以及玛丽・麦克史巴顿为各位同事服务。图书室的开放时间与我们公司的办公时间一样：周一至周五，朝九晚五。

开放参观！

我们热诚地邀请各位同事于11月5日白天前来参观即将落成启用的图书室，并且敬备茶点招待。

艾莲・R. 柏克

第四节
宣布仓库新建计划定案

事由

鉴于仓储空间的短缺，汉诺瓦塑胶工业决定兴建三栋仓库。执行副总裁班・费雪发了一份备忘录给公司的作业委员会确认这项仓库新建计划。

范例

致：作业委员会                           来自：班・费雪

主旨：确认仓库新建计划定案         日期：19 年3月22日

关于公司预定在薛能塔迪、匹兹堡及韦恩堡三处各兴建一座仓库的计划，福克总裁与我曾三度与瑞狮建设的代表开会协商。我们对瑞狮的提案感到相当满意，也都认为已经找到了适当的人选来执行我们的新建计划。

4月11日起一周，瑞狮建设将派员前来公司进一步了解我们的细节需求。他们特别需要熟悉公司进货、储货与出货的程序。为了迎接对方来访，我们必须尽早计算出上述三个地点最新的仓储需求量。是否因此偏劳各位重新检查先前提出的报告，如果有必要，并请修正数据？我必须在4月2日前得知最新的估值。

同样重要的是各位与主要的仓储专员必须在 4月11到

13日空出时间，方便与瑞狮建设的代表个别会谈。如果各位因为任何理由无法在那两天待命，请立即通知我。

请传阅―

J. 波克

R. 克蓝斯顿

M. 龙亦尔

G. 克立腾登

O. 卡伯

第五节
公布高级人事任命

事由

巴特勒国际事业的总裁C. 哈洛德・施曼遇有攸关公司整体营运的决策时，会利用发布主管公告的方式知会全体同事。以下这份公告宣布新设一个跨部门的单位，以及相关的人事任命。

范例

第三十三号主管公告总裁办公室

因应巴特勒国际事业的快速成长与未来营运规模的大幅扩展，公司必须成立一个高级且独立运作的单位：长程规划中心。中心将负责下列各项工作：

产品研发市场拓展

资本管理与预算编制资源开发

经理与员工训练

这些工作将有助于决定公司在未来的几个月，甚至几年内的发展走向，并为如何达成公司的目标，订定明确的规范。

我很高兴能在此宣布任命汉娜 R. 曼希妮博士为长程规划中心的主任。曼希妮博士原任马丁 –费若企管顾问公司的资深顾问，专责为国内颇具规模的企业研拟长程规划案。汉娜在巴特勒国际事业的职掌与公司的每一个部门都有直接的关系，因此她将直接对我负责。

我相信各位都像我一样地欢迎汉娜・曼希妮加入巴特勒国际事业，并在她实践公司重要目标的过程中给予全力的支持与合作。

C. 哈洛德・施曼

第六节
高级主管晋升布告

事由

潘恩―怀特图书公司商业图书部的总编辑杰福瑞
C. 艾略特被提升为公司的副总裁兼编辑部长。公司所有的高级主管、部门经理、编辑与作者都收到了这项自
3月1日起生效的人事任命。

范例

致：全体公司高级主管、部门经理、编辑与作者

谨此宣布自3月1日起由杰福瑞C. 艾略特晋升为本公司副总裁兼任编辑部长。我个人对这项任命十分高兴与满意。

杰福瑞就任的新职是接替于12月9日正式宣布退休的尼尔森・海亚特。

为了达到我们公司成为全美乃至全球首屈一指的教育图书出版商这个目标，我们惟有借着征召与训练优秀的编辑、设计与作业人员来维系我们的领先优势。这是一项事关我们能否达到目标的艰巨工作。同样重要的是绝对要让我们赖以成功的编辑水准居高不坠。杰佛瑞的工作幅员确实广大，但是他最能为公司带来贡献的是下列这两项首要执掌：

1.
网罗与训练优秀的人才。

2.
协助编辑高水准的图书与学习器材。

襄助杰佛瑞的麾下大将包括：编辑服务部经理玛莉・ 米乐女士、版权管理部经理露西儿・劳森小姐，以及负责产品研发的助理副总裁威廉F. 伍德森先生。

来自奥克拉荷马州的杰福瑞 C. 艾略特以优异的成绩毕业于奥克拉荷马州立大学，随后就在当地执教，开启了他的职业生涯。杰福瑞曾在我们潘恩―怀特任职过短期的业务代表，其后还担任加州毕肯学院的副系主任。在公司商业图书部总编辑在职期间，杰福瑞对提升整个部门在商业教育界的专业编辑声誉尤其功不可没。

爱德华・E.米贺