第二十四章 “程序”的备忘录

但凡事关报告与其他文件的传送，修正公司政策的建议，提出解决公司问题的方案，变更个人、部门或整个公司作业程序的通告，介绍同事公司每天重要事件的报道等等都属于“程序”备忘录的范畴。

这是最常见的一种备忘录，因为它的内容经常会和我们先前讨论过的公司内部通信重叠。

第一节
确认会议结论

事由

福聚―华克―泰勒联合企业的许多部门涵盖了由营销经理布蓝特・克帝斯管理的业务训练部。公司的业务经理普莱司・富礼士最近刚和克帝斯聚会讨论业务训练部的一些组织更动，而各项结论也都获得克帝斯的首肯。富礼士为此准备了一份备忘录，确认新的组织架构。

范例

致：布蓝特
F. 克帝斯                 来自：普莱司・富礼士主旨：业务训练部异动情形  日期：19 年7月7日

我借着这份备忘录来确认周四您在我办公室里会谈所同意的几项结论：

1.              
经授权得以增聘两名员工：一位讲师及一位视听教育专员。这项人事任命将于
8月1日起生效，两位新进同仁的薪金以不超过5.08万元。我个人有权依实际需求与新聘人员的资历分配薪金。我会找爱伦妮・马斯特兹讨论我

的人事需求，并调阅她部门的求职者档案。

2.
四楼必须加设两套办公隔间的模组，我同时也被授权以12 600元的预算为两位新进同事订购这两套模组与所需的办公设备。我将备妥订单，送交给您签名。

3. 修・汉思菲德自8月1日起晋升为训练器材调配员，加薪15％。我会拟具一份备忘录，宣布汉思菲德的人事任命；这份备忘录在您签署以后，将寄发给列名传阅名单

B与C上的每一位公司同仁。

请让我知道关于上述各点结论，您是否有任何的疑问或建议；如果没有接获你进一步的通知，就表示我们双方对这份备忘录所载明的事项已达成协议。

第二节 重申员工绩效考核的重要性

事由

汽车保险公司的执行副总裁棠娜・京丝莉对于主管与经理们评定同事工作绩效的方式并不满意。为此她写了以下这份备忘录。

范例

致：全体主管及经理              来自：棠娜・京丝莉 主旨：员工绩效评等 日期：19 年5月14日

各位即将在本周收到部门员工绩效考核表。

我认为这正巧是一个好机会提醒各位，对于同事工作绩效的评定不应该掉以轻心。各位都知道，员工绩效考核表对于公司同事晋升、加薪与提升等的机会都有举足轻重的影响。

我相信各位都了解公司期望你们以完全坦承的心态来考核属下每一位同事的工作表现；然而还是有部分主管坚持在每个评等项目都一律填上“优异”这个评语。我实在   
很难相信我们公司里一位“尚可”或是“有待加强”的员       
工都没有。当然，有许多的同事都值得给予最高的评价， 但是如果有人在每一个评等项目都得到完美的满分，那我不禁要怀疑考核的主管是不是想马虎过关。

请记住，各位有义务与每一位属下的同事一起检讨你给她或他的评等，很有技巧地指出你心目中这位员工的优缺点，并且就如何修正工作态度、提升工作表现、加强别人的信任等事项提供建议给同仁参考。

我计划随机抽验各位交上来的员工绩效考核表，如果发现有不切实际的评等，一定会再找时间与这这样的主管沟通。

第三节
呈请核准参加会议

事由

塔伯汽车零件制造厂的职训部主任蓓芙莉・拜尔思打算参加全美职训主管协会所举办的一项会议，便于学习最新的训练方式。她因此写了一份备忘录，请公司准予与会。

范例

致：亚当C. 舒兹                   来自：蓓芙莉・拜尔思主旨：纽奥良市全美职训    日期：19 年10月14日

主管协会会议

是否可以请您批准我在3月12日到15日前往纽奥良市参加全美职训主管协会所举办的全国年度会议？

今年的会议主题为“电子教室”   (请参阅所附的大会议程)。读过议程，您就会发现这次的会议将有许多场演讲，介绍如何将电脑与其他电子设备运用到职业训练这个领域。我尤其感到兴趣的是“打字机行将作古了吗？”这  场研讨会。40家知名的电子与信息产品经销商与会展示各项软、硬体设备，相信也将同样的引人入胜。

参加会议所需的旅费、住宿与餐费估计约在
400元上下。我相信以这笔经费使公司对如何运用电子与信息产品，
来提升教育训练课程的品质有更深的了解，绝对值得。

衷心问候

第四节
呈请核准成立新部门

事由

你担任一家大企业的人事处长，而你发现公司对员工服务的投入不够积极。现在你打算在人事处理成立一个新的员工服务部， 全力为同事提供咨询、休闲与训练课程。你为此写了一份备忘录给你的老板，请她核准这项提案。

范例

致：玛格莉特・芬曲                来自：(你自己的名字) 主旨：成立员工服务部     日期：19 年2月17日

亲爱的玛格莉特：

上个礼拜我和你讨论的时候，你同意在我们人事处增设一个员工服务部，同时也让我推荐一位适任的人选来主持这个部门。

经过详细的观察与研究，我的结论是目前专责新进同事的召募与部门调派的保罗・摩尔应该能够胜任这个工作。保罗在人事处服务的五年当中，经历过各个不同的职务，而不管担任哪一项职务，他都是那样富有想象力，热诚敬业，精力充沛。同事都很喜欢他，我也相信由他担任新职一定能够得到每个人的支持。保罗目前的职务可以由他的副手艾美莉雅・史特雯胜任。

我同时还附上保罗新职的工作执掌表，表里已经并入了我们上次讨论时你所提出的建议。

第五节
呼吁同事旧物利用

事由

像许多大企业一样，星生命人寿保险历年来积聚了无数用过的桌椅、计算机、打字机、书柜，以及其他各式各样的办公用品。总裁厄尔・星默曼发了一份备忘录给公司的部门经理与主管，要求他们在订购新品之前先去看看手边是不是还有可以利用的旧物。

范例

致：全体经理及主管              来自：厄尔・星默曼主旨：珍贵旧物的宝山     日期：19 年7月11日

各位最近到过我们B座仓库吗？

如果你们的答案是“没有”的话，那我相信各位一定   
会对储存在那里的“好东西”的数量而感到惊讶。文件    柜？仓库里有16个，个个状况良好。办公桌？22张。各位连靠背长椅同睡椅都可以在那里找到，而且品质仍旧一流。需要打字机吗？ 6台堪用的IBM电动打字机随时待命。椅子、书柜、台灯、挂图，还有其他许多的宝物。

我不想一一点名了。只是请各位记住，如果能在订购新品之前先到B座仓库逛一圈的话，可能会有意想不到的收获。我已经请采购主任蓓西・布朗清点各位的采购需求，
再入我们的“宝山”，看看是否能满载而归。如果是的话，还能立即交货呢！