第七章 留边与本文排列
信纸的左边界到正文部分应该留出至少一英寸的空白，右侧的留边大致上也应该等距
(有人则认为要更宽 )。如果信函的内容较为精简，大约只有前述范例一半的篇幅，那就应该把信纸两侧的留边加宽到两英寸以上。
信纸底端到正文部分的空白通常是两侧留边的一倍到一倍半；如果你用的不是印有公司名称的首面页而只是一般空白信纸，那顶端到正文部分的空白也要比照底端留边的尺寸
(一般首
州港市商业公会
北卡罗莱纳州 州港市 晶滨路 28461 19⋯⋯年2月19日
查尔斯・格林伦先生戴文道
1806号
衣阿华州 格莱霖达市 51632
亲爱的格林伦先生：
我很高兴得知您和您的家人计划在今年夏天前来我们州港市渡假。位于北卡罗莱纳州的东南角，州港市同时也是整个东岸最北端，
“松榈共舞”的亚热带区域。壮丽的橡树林与如画的海岸风光，为我们的城市增添了一份如今已经难得一见的小镇风采。
您在这里找不到昂然雄踞的旅馆群，也没有霓虹闪烁的娱乐区，
取而代之的是许多让自己与全家怡然自得的机会。整个州港市依偎在极具历史意义的怒角河与海岸运河交接处的怀抱里，往下不远就是秀丽的大西洋。绵延14英里，与人潮杂沓绝缘的海滩动静皆宜， 适合游泳、冲浪、拾贝壳与日光浴。
沿着海岸还有高尔夫与网球场，而不论是矶钓、堤钓或海钓，
都将会是您绝无仅有的愉快经验。我们还开放专人保护的水域提供您钓鱼、划水与航行帆船。越野车道、迷你高尔夫球场、高空滑水道和其他许多的好玩的设施则让小朋友们乐不思蜀。偏好静态活动的朋友在附近有不少美丽的花园与古迹值得拜访，搭乘短程的渡轮过河就有博物馆可以参观。
从海滨的小别墅到公寓和松林间的活动车房，州港市里外备有许多地方供您住宿。随函附上相关名录一份，请您参考。
其实要真正了解州港镇的好处，唯一的方法就是您亲自光临。我们衷心地欢迎您！
随信另含附件
诚挚问候
罗斯・杰瑟普执行董事
至于书信的文字排列，现有的一些秘书手册都清楚地列有如何将正文部分平稳而集中地置于信纸上的准则。然而，大多数经验丰富的秘书只要概估一下自己速记下来的文字份量就知道要怎样来排列文字，让它们看起来就像框里的画一般地整齐均衡。
间距
一般的商业书信都是像范例所示地采取单行间距。但是要注意在每个段落之间，信内住址与称谓 (“亲爱的格林伦先生” )之间，还有称谓与正文的首行之间都要空出一行。结语的问候 (“诚挚问候” )与正文的末行之间则应该有两行的间距。虽然有人认为三行已经足够了，信中签名的空白间距多以四行为准。
在较短的信件里，比如说正文只有一两段的时候，使用双行间距也很美观大方 (这并不包括信内住址这个部分 )。使用双行间距时，段落之间当然就不必多空出任何行数了。
称谓
如果你知道收信人的姓名，那就应该直接把姓氏或名字用入称谓里。例如：
Dear Andy: 亲爱的安迪：
(personal friend or close (通常只有私人朋友或熟识的生意business
associate) 伙伴才会直呼名字)
Dear Mrs. Gibbs: 亲爱的吉布斯太太：
Dear Dr. Breedlove: 亲爱的布里德洛夫博士：
Dear Professor Quinlan: 亲爱的昆兰教授： Dear
Miss Diaz: 亲爱的迪亚茨小姐： Dear Ms. Williams:(when you 亲爱的威廉斯女士：
are
addressing a woman whose (使用“女士”是因为你不清楚对marital status is not known or 方的女性是否已婚，或是你确定when
you think this is her preference) 她喜欢这样的称谓)
如果你只知道对方的职称，像是采购经理、人事主任、总裁等等，或是根本就是毫无头绪的时候，可以使用以下的称谓：
Director of Personnel
Leverett Products Corporation 1112 N. W. Lovejoy
Portland, Oregon 97209 Dear Sir
or Madam:
人事主任
莱弗里特产业公司
拉福究颐路 西北段 115号波特兰市 俄勒冈州 97209
亲爱的先生/女士：
如果你不是写给个人，而是写给一个机构或公司，那就应该用这样的称谓：
Windsor Knitting Mills,Inc. 295
Magnolia Avenue
Spartanburg,South Carolina 29301
Ladies and Gentlemen:
温莎针织公司木兰街295号
斯巴达堡 南卡罗莱纳州 29301
各位女士、先生：
附注：经过多年的广泛使用，“各位先生”
(Gentlemen)这个称谓在今天被认为带有性别歧视的意味，因此越来越多人使用“各位女士、先生” (Ladies ane
Gentlemen)来取而代之。
结语问候
几乎所有的商业书信都会用到结语的问候。至于要选用怎样的字句，通常都由作者自行决定。
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亲切的结语问候
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诚心谨致
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诚挚问候
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至诚问候
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衷心谨致
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衷心问候
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由衷问候
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正式的结语问候 真诚拜候
真诚致意
诚敬拜候(特别用于地位尊崇的收信人)
轻松的结语问候 祝如意 顺心愉快！
温馨问候 凤凰城再见！
在典型的商业书信里，我们比较偏好有“诚挚问候”或“衷心问候”作为结语的问候。
For the typical business
letter,our preferences are “Sincerely yours”and”Cordially
yours.”