第七章 使用正确的书信格式

商业书信的读者在真正开始读信之前就已经有不同的第一印象各自成型。信纸的品质、设计、本文的排列与书信的风格，都诉说着一家公司的形象。即使内容本身写得无懈可击，只要这些地方任何一处有瑕疵，书信的说服力就会相对受损。

信纸

信纸的品质视重量与材质而定。许多公司用的都是
20磅，含25％棉织的高级证券用纸来作为最常使用、印有公司名称等信息的首页信纸。有的公司以同样材质的
16磅纸作为标准。公司最高层的主管通常选用
24磅，棉织含量由 50％到100％的高级证券纸来书写私人及社交信函。这种较为昂贵的纸类在少数几家极度重视品质的公司则被选为所有信件的用纸。

高级证券纸又有许多不同种类的表饰，像平面、萤光、纹状等等。你可以在标准的表饰里选一使用，也可以另外在信纸上设计浮水印。

最经济的是材质里含有亚硫酸盐，16或20磅信纸，这通常于大宗信件，例行公告(比如说是调价的通知)或是公司内部的备忘录。

当然，采用的信封和省略公司名称的续页用纸，都应该要能搭配首页信纸的材质与表饰。

颜色

白色是最常用的信纸颜色，而其他的淡色，像浅灰、微蓝、淡绿及古象牙色等，也相当受欢迎。如果客户很能接受的话，公司也可以选用其他颜色的信纸，例如粉红、桃色、淡紫与水蓝。尺寸

头页信纸的标准尺寸是81/2英寸×11英寸。有些经理级或更高层的主管喜欢用较小尺寸，像帝王式 (71/4英寸× 101/2英寸)或男爵

 

式(51/2英寸× 81 /2英寸)的信纸来书写私人或社交信函。信封自然得配合头页信纸的尺寸，而一般标准信封的尺寸为
41/8英寸乘以

91/2英寸(即所谓的十号信封)。

风格

常见的书信风格有六、七种之多可供你选择 (“风格”在这里指的就是“格式” )。虽然少数的一些企业会选定一种书信格式， 要求全公司上下统一，要采用哪一种书信格式通常都还是由作者自行决定。最常用的格式则有半齐式、齐式与左齐式三种。

半齐式 使用这种格式的时候，日期与结语问候这两栏都是靠中间对齐；本文的每一段开头则空出五格
( 参考下页范例。)

齐        式            齐式与半齐式大致相同，惟一的差异是齐式书信的正文每段都无须空格。

左齐式                 在这样的格式里，信中的所有文字，包括日期、地址、信首的称谓、段落的开头、结语的问候，还有作者的署名等等，都必须靠左对齐。

各种格式的比较

第一种格式都有它自己的爱用者，我们在这里不去评断孰优孰劣。事实上，每一种格式都具备像范例所示的那种悦目的均衡感，无分轩轾。