第二十六章 邀请函
写信邀请演讲者时的注意事项包括：
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1.
提供完整的会议信息，包括会议的目的、主题(如果有的话)、预定的听众人数，以及时间、地点。
2.
如果有特定的演说主题，应该切实向演讲者说明，并且注明演讲的时间长短。如果演说的目的以娱乐听众为主
(比如说是在一场大家心情都很愉快，期待笑声或是鼓励的宴会上 )，那就不妨让演讲自行选定演说的主题。
3.
明确地交代你所能提供的财务费用：负责餐宿旅费，负责餐宿旅费及演讲酬劳，或者是没有任何的预算。如果打算邀请的是职业演说者，你应该在正式邀请之前先打听清楚对方的行情，免得谈妥之后才发现对方索费远远超过自己所能负担。
4.
不用在第一封邀请函里就详述各项细节，旅程的建议、旅馆的安排、餐宿旅费的支付方式等等的这些信息，不妨等到对方有正面的回应以后再谈。
5.
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掌握邀请函的主题，尤其是请人免费演说的时候。不论措辞架构，邀请函的主旨不外乎是：“您是我们这群听众的理想演讲者，如果阁下能够接受邀请，我们全体将备感光荣”。
第一节
邀请专业演讲者
事由
全美旅行代理商同业公会议程委员会的主席必须找到适当的演说者出席为期三天的全国会议的闭幕晚宴。公会希望能邀请专业演讲者，但是最高的酬劳预算定在两千元。不少会员都认为雷蒙・史特贝尔是很好的人选。
范例
亲爱的史特贝尔先生：
我们许多会员都非常热诚地推荐您出席全美旅行代理商同业公会为期三天的全国会议，在闭幕晚宴上发表演说。晚宴的地点是南卡罗莱那州桃金娘海滩市的喜来登旅馆，
时间则为10月3日晚上。
这次的晚宴是一项纯粹的社交活动；您的演讲将为三天的辛苦会议划下句号，我们因此希望演说的主题较为轻松而又能够鼓舞人心。我将主题交由您来决定，相信一定会十分适合我们的晚宴。
能否麻烦您在6月14日以前给我回音？请在您的回信里注明必要的费用安排。在这项邀请获得大家的同意以后，
我会为您提供进一步的细节，包括一份大会暂订的议程。
诚挚问候
第二节
专业演讲者回函
事由 请参阅第二十六章第一节。
范例
亲爱的伍德女士：
我非常高兴能接到您的邀请，在全美旅行代理商同业公会全国会议的闭幕晚宴上发表演说。
9月29日我人会在亚特兰大，而据我所知，从亚特兰大搭机到桃金娘海滩市大约只需一个小时。所以说，时间上一点都没有问题！
我之前曾经两度出席全美旅行代理商同业公会的地区会议，因此感觉大家就像是老朋友一样。我对您所期待的演说主题颇有把握，闭幕晚宴的演说正巧是我的专长！不过我还是要麻烦您多提供我一些会议的细节，方便我为听众们做好万全的准备。我打算将演讲的主题定为“谁说到达目的地就已经享受了一半的旅行乐趣？”善意地嘲弄一下旅游事业，尤其是各位旅行代理商。当然，完全是为了博君一乐。
伍德女士，我出席晚宴，发表演说的收费是两千元，
包括旅费及住宿等各项支出都由我自理。请让我知道贵会是否满意这样的安排，这样一来，我就可以着手确定整个计划。
致诚问候
第三节 回应演讲者来函―正式邀请
事由 请参阅第二十六章第二节。
范例
亲爱的史特贝尔先生：
我十分高兴您能在10月3日莅临桃金娘海滩市，出席我们的闭幕晚宴。您所建议的演讲主题“谁说到达目的地就已经享受了一半的旅行乐趣？”听起来相当适切，而我们对两千元的收费完全满意。
随函附上议程的草案。您的大名与演说主题刊载于议程的第三页，演讲的时间定为45分钟。方便您事前观察场地，我们的晚宴是在鹈鹕厅举行。我想您应该会住在喜来登旅馆，如果需要我们为您预定房间，请打信纸表头所列的电话与我联络。
我们当天从6:30起在旅馆的海盗弯酒吧有一段联谊时间。想不想加入我们，见见公会的干部与其他的朋友？
我相信您知道美国航空公司有飞机由亚特兰大直达桃金娘海滩市。根据我的航程时间表，第
427号班机到达桃金娘海滩市的时间是下午4:50分，而从机场搭计程车到旅馆大约需要20分钟。如果您希望我们有人接机，请尽管吩咐。
衷心问候
