第二十八章 一般公关信函
正如我们之前提过的，部分的公关信函，由于主要的目的在于表达善意与提升公司形象，通常都会让收信人读起来觉得轻松愉快。撰写这一类的公关信函，在语气及措辞的风格上，大致与写给潜在客户的推销信件相同，两者都应该掌握相同的原则：亲切、和善、有说服力。
相反的，有些公关信函让收信人读起来大概不会怎么愉快， 像是必须婉拒你无法接受或回应的要求，或是回信给怒发冲冠的批评者。遇到这样的情况，你当然还是要尽量地客气委婉，不过你同时也必须坚定地表达自己的立场，即使你的回信很可能得不到对方的掌声。
第二十八章的重点摆在后者这种不讨好的公关信函，不为别的，就只因为这样的信最难写。再不好的信，还是有它应该注意的原则：
 |
1.
如果有的话，先说值得报告的好消息，然后再提不是太好的消息。
2.
如果有的话，先很客气地感谢对方来函中的恭维与赞许。
3.
必须说“不”的时候，尽可能地委婉，并且清楚地解释原因。
4.
面对满怀怒意的批评者，你应该：
(1) 感谢对方来函表达意见。
(2) 完整地解释己方的立场。
(3)
|
结束信函之前，表明双方意见都已获得澄清，无须再以书信沟通。
第一节
处理特殊要求
事由
一位研究生目前正在撰写一份研究企业年报历史的论文，她为此写信给威德玛克公司的总裁，希望能取得该公司过去
15年的年报复印件。威德玛克公司只能提供三年的年报，不过总裁回信时，建议这位研究生以另外一种方式取得其余的资料。
范例
亲爱的荻蜜特小姐：
你这份研究企业年报历史的论文，听起来十分具有挑战性，我很高兴你选中我们威德玛克公司做为代表企业之一。
我随函附上我们公司今年及前两年的年报。其余的年报虽然没有书面资料，但是都已经利用微缩影片存档。如果你能够前来明尼亚波里斯，我们欢迎你随时来访，视你所需的时间，在我们公司里仔细地阅读这些微缩影片。只要你事先通知，我就会请我们公司的图书管理员
(J. C. 舒兹)为你备妥阅览室及相关的收视设备。
我猜想你的论文完成以后也许会是一部巨著，肯定会对许多人有相当的帮助。祝你一切顺利！
衷心问候
第二节
婉拒提供广告赞助
事由
法兰克・崔勒担任莫特―堤森公司的业务推展主任。莫特―
堤森是一家运动制服与器材的产销公司，客户集中在国内的各级学校。每年一到春季，崔勒就会收到高中及大学毕业纪念册的编辑们来信，要求莫特―堤森提供广告赞助。监于毕业纪念册上所刊登的广告效果有限
(广告的读者大多是学校当地的社区住户与企业老板)，崔勒必须回函婉拒赞助的邀请。
范例
亲爱的比尔：
谢谢你，我很感激你来函邀请我们在怀念毕业专辑上刊登广告。
然而，比尔，每年有数以千计的毕业纪念册一一出版，
我们实在不可能在每一部上面都刊登广告。我相信也许你们学校的部份体育用品的确购自我们莫特―堤森，但是我们的客户也同时涵盖了其他许许多多的学校。像我们这样的全国性公司在刊登广告时，不得不考虑要将可观的费用投资在最能够接近大量进货的买主与采购经理们的媒体上。
比尔，我认为你可能还是得依赖学校当地社区的公司通过广告，来赞助怀念毕业专辑。很多企业对支持当地社区的各项活动都抱着一份义不容辞的责任感；只要能够看到公司的名字出现在当地学校的活动里，就已经有足够的动机促使他们出资赞助。
谢谢你想到邀请我们，比尔，同时也祝你编出历届最成功的怀念毕业专辑。
衷心问候
第三节 回应捐款的要求―来函敬悉
事由
很多公司都会接到各种慈善机构来函邀请捐款赞助，而这一类的邀请函通常为了“上达天听”，都会直接寄给公司的总裁或最高负责人。虽然企业通常都备有捐款预算，但是这样的预算似乎永远不够使用。为了避免将捐款的决策重任加诸在个人身上，
不少企业都会成立一个委员会，专门负责评选出最值得赞助的对象。然而，应对捐款请求的第一封回函，通常还是要由原收信人具名。以下的范例就是贺朋联合企业的总裁所写的回函，向对方说明公司处理捐款请求的情况。
范例
亲爱的谬勒女士：
感谢您来信让我们了解都普林青年交响乐团的财务需求。
每年我们公司都编列有可观的预算，用来赞助各个慈善机构与其他的团体。然而鉴于邀请财务赞助的来函逐年倍增，同时也为了确保预算发放的公平性，我们公司特别成立了一个捐款委员会，由委员们依照公司的预算负责评选出他们认为最值得赞助的组织。这是一项相当困难的工作，因为大多数我们所收到的邀请，都是像您的一样，非常值得赞助。
我会将您的来函转交给我们捐款委员会的主席，再过几个星期，您应该就能收到她的回音。同时，也让我藉此祝福您的努力一切顺利。
由衷拜候
