事由

你服务于泛美科技的公关部，而这家大型企业集团出资赞助制作一系列名为“美国议题”的公益电视节目。你的工作包括回复这个节目的听众来信表达的支持或批评。其中有一位听众来信表示他很欣赏这个节目，但是对讨论环保主题的那一集颇有微词。你写信给这位观众，感谢他的关心与批评，呈现问题的另一面见解，同时希望能留住这位观众的善意与支持。

范例

亲爱的康佛思教授：

非常感谢您特地来信评论由泛美科技赞助制作的“美国议题”电视系列。我们从观众那儿收到的信件远比当初所期望的还多，而且正如我们所希望的，绝大多数的来信都是对节目的好评。当然，您对整个系列的总评也令我们感到相当的欣慰。

您对“环境保护与工业发展”这一集节目的评论，显  示出您对这项议题有深入的研究与思考，我十分感谢您对节目坦率的建言。部分的观众也像您一样来信指出我们切入议题的角度偏向工业这一方。

我们的制作群在一开始就注意到这是一项深具争议的话题，也因此决定不偏颇任何一方。而就我们所收到的观众来函来看，我们似乎成功地把握住了公正的原则，因为同时也有不少的观众批评我们过度偏袒环保人士。

事实上，这个电视系列会引发互相冲突的意见是意料中事，我们相信只要它能够维持一贯的信念，继续以公平的态度剖析问题，“美国议题”就能够鼓励观众对我们国家所面临的难题做更明智且深入的探讨。

谢谢您的来信。我希望您能继续收看“美国议题”，并且随时让我们知道您的意见，正面鼓励、负面批评都是一样欢迎。

由衷致意

事由

一家大型企业的总裁接到一位建筑厂老板来信严词批评，建筑商指责这家企业竟然会在《堡垒》这样“挑寡好斗”并且“悖离美国立国精神”的杂志上刊登广告。他对“支持”这份杂志的举动表示愤怒到扬言要对这家企业的产品发起抵制。身为企业总裁的助理，你奉命回信，感谢建筑商来函并委婉地说明公司的立场。

范例

亲爱的考夫林先生：

我很感谢您来信就我们公司在《堡垒》杂志上刊登广告一事发表意见。

我们之所以选择《堡垒》做为广告媒体的原因相当单纯，因为它每期30万户的读者群大多数是高收入的年青男 女，而他们正好是我们公司出品的音乐卡带的销售目标。在一份杂志上刊登广告并不就此表示我们赞同这份杂志的
社论立场。您批评《堡垒》，认为这份杂志“挑寡好斗” 以及“悖离美国立国精神”，甚至警告说它很“危险”。我 认为，考夫林先生，一定有不少人认同您的观点。但是， 我们也收到来信，像您一样地严词指责我们公司在所谓   “保守”的杂志上刊登广告。

我们公司的确严守政策，绝不在色情、猥亵与专门挖人

隐私的刊物上登载广告。我们认为《堡垒》杂志并不属于上述任何一类期刊。很可能我们选择《堡垒》刊登广告的宣传部根本就无法认同这份杂志的言论立场，但是由于职责所在，
他们必须依循我之前提到的原则，选择在收效最广的媒体上为公司的产品进行宣传。我相信大多数全国性的公司也都采行类似的标准来刊登他们的广告。我个人认识的朋友里没有人相信花钱广告就意味着“支持”。

谢谢您来信相当直率地表达您的意见，也感激您让我们有这个机会说明我们的立场。

真诚拜候

事由

华特・魏科夫特对最近看过的踏石工业去年的年度财报印象相当深刻，于是去函询问是否能够索取西南合成化学公司的财务数据(踏石工业最近收购了西南合成化学公司，而魏科夫特一度拥有西南的股票 )。这些数据可以单独整理出来，但是踏石工业的董事会决定不将西南及其他关系企业的财务数据对一般大众公开。

范例

亲爱的魏科夫特先生：

谢谢您来信关心我们上一个会计年度的财务报表，也很感激您对我们整体营运表现的评价。

我们集团的年度财务报表并没有将八个子公司各自的财务数据加以分列整理，而且经过董事会的决议，我们不便将公司任何财务信息对外公开。

诚挚问候

事由

家庭食品公司在市郊与建新的营业据点，总裁卡尔・费斯克为此写信给附近的居民，向大家为公司所带来的不便道歉。

范例

桑丘附近的居民，您好：

兴建新店不免劳师动众，相信您也注意到了因为我们而起的尘土、旧城路的车辆改道，以及恼人的噪音与混乱。

虽然还未完工，我们一直尽可能地在减低为您与各位好邻居所带来的不便。还好，我们在
4月10日以前应该就可以结束整个工程最“见不得人”的部分，让大家的生活  回归正常。

谢谢您的耐心担待。我们实在不愿意这样麻烦您，不过相信您届时一定会为预定在今年9月8日开幕的家庭食品中心感到十分骄傲。整整一英亩的购物空间，任您悠游其中。

衷心问候