第二十一章 信用交易相关信函
为客户开立信用帐户其实是蛮碰运气的一件事。不论是小本经营还是颇具规模，不少的公司行号都被积欠货款的信用客户拖垮，阵亡在倒闭的墓园里。为了减低呆帐造成的损失，负责审理信用帐户的员工都会在批准之前，尽可能地收集关于申请客户的各项信息。
审核的第一个步骤就是请客户填写信用帐户的申请书。申请一般信用帐户的消费者通常必须提供像行业职称、薪资所得、雇主姓名、服务年数、到职日期、前任雇主姓名等基本资料，同时也应该出具可以证明自己信用记录的参考名单或数据，例如已经开有信用帐户的商家，平时往来、贷款的银行，或是概估的个人负债总额。申请商务信用帐户的公司则需提供公司的所有权形态、主要的负责人或股东、保险金额、往来银行，以及已经与之进行信用交易的供应厂商等资料。如果第一笔订单的数额较大，比如说超过一千美金时，申请信贷的客户还可能要提供最近一期的损益表与资产负债表。
除了申请者主动提供的资料以外，审核的供应厂商还可以经由其他的管道取得重要的信息，例如像调查商业信用的邓白氏国际征信，以及收集个人信用记录的当地联合信用中心。
核准开立信用帐户
申请一般信用帐户被接受以后，消费者会收到一封表达欢迎之意的通知书，内容还包括信用交易的利率
(依法律规定必须告知)以及各种消费额度每月最低的缴费标准等信息。申请商务信用帐户的公司，在核准后接到的资料也大致相同，只是商务往来的信用交易通常并不会收取利息，因此少了利率这项信息，取而代之的是关于信贷规定、折扣优惠、付款方式的说明。
婉拒开立信用帐户
对于部份申请信用帐户的公司或个人，有时候必须予以婉拒。这样的通知是最难写的信函之一，因为在拒绝信用交易这项权益的同时，发信人等于在说：“我们还没有信任你到那种愿意让你先购物后付款的程度”。不论措辞如何地委婉，读到这样的信总还是让人有咽不下这口气的感觉。所以写拒绝信的时候，要尽量地把握以下这几项原则：
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1. 感谢对方来函申请信用帐户。
2. 尽可能委婉地解释拒绝的原因 (零售商经常试着让被拒的申请者了解到多开一个信用帐户意味着额外的消费负担 )。
3.
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告诉对方将来随时欢迎重新申请，同时鼓励对方以现金方式进行交易。
第一节
申请商业信贷
事由
位于维奇塔市的电脑天地不但提供电脑维修的服务，同时也贩售各种电脑设备。电脑天地的老板葛芮倩・瑞佛丝最近在奥马哈市的商展里，发现一部售价
1 100 元的打印机。她认为这部打印机应该会很受客户的欢迎，因此写信给制造厂商，希望能开立信用帐户，进行交易。
范例
各位女士、先生：
在上周的奥马哈商展里，我看到了贵公司哈理逊― 费雪第四代激光打印机，认为这部打印机相当能够满足我一些客户的业务需求。
我打算以60天的信用付款期限订购三部第四代激光打印机，而为了方便将来的采购作业，我也希望能在贵公司开立每个月2
500元额度的信用帐户。据我所知，打印机每部定价1
100元，加收运费与终端机测试费用50元，同时还附赠一令的打印纸。算下来，我第一笔订单的总价应该是3 350元。
自从在两年前成立以来，电脑天地成长得十分迅速。我的合伙人与我自己都深信对我们所提供的服务与设备的需求量将会与日俱增，因为许多的公司都发现只有充分运用电脑这样的高科技才能维护自己的竞争力。
便于各位查询我们的财务状况与付款情形，我提供了下列的参考资料：
朗德科技公司 加州92647杭汀顿湖滨市 纽曼街6200号联合信用资料中心 德州79912艾尔巴索市 寇蒙道4406号伟硕系统科技 华盛顿州98133西雅图市 北石街16536号
如果贵公司还需要电脑天地进一步的财务资料，我会很乐意提供。我们主要的往来银行是位于维奇塔市
57202 道格拉斯西街106号的第一全国银行。
真诚拜候
第二节 要求商业信贷申请者提供相关信息
事由
制造厂商在接获电脑天地来函订购打印机并申请信用帐户以后(请参阅前一节的范例 )，立即回信表示谢意。然而鉴于近年来如雨后春笋般成立的电脑公司有不少很快就结束营业，制造厂商决定委婉地向申请者索取进一步的财务资料。
范例
亲爱的瑞佛丝女士：
非常谢谢您对我们哈理逊―费雪第四代激光机的肯定。这部机器当初正是以中小企业为标准的所设计的，而我认为您对它的评价十分中肯，我们接获的多数订单的确都来自中小企业。
我也很感谢您以60天的信用付款期限订购三部打印机并且希望开立信用帐户便于后续的采购。你所提供的信用佐证参考名单相当有帮助，谢谢您。
是不是能再麻烦您寄给我贵公司最近一期的营运报告与公司所有权证书的复印件？或者，您觉得这样比较方便的话，请将所需的资料填入随函所附的表格。
瑞佛丝女士，请您放心，我们在收齐所有的资料以后会立即审理您的申请。我们急着想把哈理逊―费雪第四代激光打印机交到您客户的手上，因此一定会尽快交货的。
衷心拜候
第三节 照会相关公司提供商业信用咨询
事由
请参阅第二十一章第一、二节范例。哈理逊―费雪第四代激光打印机制造厂商依循电脑天地所提供的参考名单，去函照会并请求提供关于电脑天地的信用记录。
范例
亲爱的先生、女士：
我最近接获位于维奇塔市的电脑天地 (公司负责人为葛芮倩・瑞佛丝女士)来函申请信用帐户。贵公司列名信用佐证的参考名单上。
我很感谢您能为我们就电脑天地这位客户提供下列的信息：
1. 贵公司给予这位客户的信用条款，包括最高信用额度：
2.
请简述该客户的付款情形是否准时
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3. 若您对该客户的财务状况与信用程度有所保留，请简述您的意见：
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我可以向您保证，您所提供的资料将以机密处理。谢谢您的协助(附上表格与信封各一份，方便您作答)。
衷心问候
