至于书信的文字排列，现有的一些秘书手册都清楚地列有如何将正文部分平稳而集中地置于信纸上的准则。然而，大多数经验丰富的秘书只要概估一下自己速记下来的文字份量就知道要怎样来排列文字，让它们看起来就像框里的画一般地整齐均衡。

间距

一般的商业书信都是像范例所示地采取单行间距。但是要注意在每个段落之间，信内住址与称谓 (“亲爱的格林伦先生” )之间，还有称谓与正文的首行之间都要空出一行。结语的问候 (“诚挚问候” )与正文的末行之间则应该有两行的间距。虽然有人认为三行已经足够了，信中签名的空白间距多以四行为准。

称谓

如果你知道收信人的姓名，那就应该直接把姓氏或名字用入称谓里。例如：

Dear Andy:                                 亲爱的安迪：

(personal friend or close             (通常只有私人朋友或熟识的生意business
associate)     伙伴才会直呼名字)

Dear Mrs. Gibbs:                         亲爱的吉布斯太太：

Dear Dr. Breedlove:                    亲爱的布里德洛夫博士：

Dear Professor Quinlan:             亲爱的昆兰教授： Dear
Miss Diaz:    亲爱的迪亚茨小姐： Dear Ms. Williams:(when you     亲爱的威廉斯女士：

are
addressing a woman whose (使用“女士”是因为你不清楚对marital status is not known or 方的女性是否已婚，或是你确定when
you think this is her preference) 她喜欢这样的称谓)

几乎所有的商业书信都会用到结语的问候。至于要选用怎样的字句，通常都由作者自行决定。

正式的结语问候         真诚拜候

真诚致意

诚敬拜候(特别用于地位尊崇的收信人)

轻松的结语问候         祝如意      顺心愉快！

温馨问候                       凤凰城再见！

在典型的商业书信里，我们比较偏好有“诚挚问候”或“衷心问候”作为结语的问候。

For the typical business
letter,our preferences are “Sincerely yours”and”Cordially
yours.”