第七章 使用空白信纸的书信

如果你是使用空白信纸书写私人信函，那就得在信纸的上端写下自己的住址与写作的日期。在半齐或齐型的格式里，这些信息应该置于接近信纸上端的中央部份。例如：

(Mr.Newton’s address here) Dear
Mr.Newton:

708 West Pine Street
Midland,Texas 79701

June 30,19―

假使你采用全齐型的书信格式，那自己的住址与写作日期就应该像下面的范例一样靠左与全文对齐：

Cambridge Court,Apt.9-B 4719 McPherson Avenue

St.Louis,Missouri 63108

February 16,19―

(Ms.Young’s name and address
here) Dear Ms.Young:

其他注意事项

有些人喜欢把信寄给公司而非个人，以确保回信。因为如果是指明个人，在这个人调职或离职的情况下，公司通常会把这样的信当作私人函件寄还作者本人。
(事实上，这种作法已经日渐式微了。目前在收到写给离职员工的信件时，除非信封上注有“私人函件”，大多数的公司都会认定该信函与公司业务有关，毫不犹疑地拆信，在了解事由以后立即交办
)。

敬启栏

以下的范例，点出了敬启栏在信里的位置：

普岩制造公司 大西洋街 412号

波士顿市 马萨诸塞州02110

敬启者：总工程师J.P.斯科维尔各位女士、先生：

请注意到信里的称谓用的是“各位女士、先生”
(不是“亲爱的斯科维尔先生” )，因为这是写给公司整体而不是个人的信件。主题栏

有时候，在信里特别注明事由主题可以方便对方迅速地处理你的信件。以下就是一个典型的例子：

索赔部经理
奥利维亚・莫雷诺女士太平洋船运保险公司

鲍威尔街643号

旧金山市 加州 94108

亲爱的莫雷诺女士：

主题：编号MA-457972索赔案

我刚接到您寄来的报告，关于⋯⋯

署名

对男性来说，除非名字很容易被误解为一位女性，通常在署名的时候，只要签下姓名即可。比较一下：

不少人在署名的时候惯用缩写，或者在像上述的情形里，忘了清楚地点出自己的性别。这对你在回信给这些人的时候造成了不小的困扰。我们的建议如下：

M.G.Kroeger,                               Loyce
O’Donohue

XYZ Corporation                        ABC
Company

Dear M.G.Kroeger:                      Dear
Loyce O’Donohue:

对女性而言，有许多的署名方式可选择：