第三章 重复陈述版 修订版

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第三章 重复陈述版 修订版


1.  大多数的劳资关系专家都   1. 大多数劳资关系专家都推荐员推荐员工参与工作表现的     工参与工作表现的考核,但是考核,虽然许多雇主认为     许多雇主并不认同这种看法。员工参与并非良策。


2.  虽然我们公司的政策同意   2. 我们只接受可以再度销售的退收回完好的退货,但是我
货。


们无法同意收回再也卖不出去的退货。


3.  当我们为您承印统一格式   3. 当我们为您承印统一格式信件信件时,您的客户将看不     时,您的客户会以为它们是专出来它们是统一格式信件。 为个人所写的。


这些信件看起来就像是专为个人所写的。


4.  当然,这次的损坏有可能      4. 当然,这次的损坏可能源于包源于包装的疏忽。但是另       装的疏忽。更或许是货运公司一个更大的原因可能是货    的装载不当。无论如何,我们运公司在装载的时候粗心                      会尽量在本周内重新出货。
大意,不顾货物的安全。


无论如何,我们会尽可能地在本周内重新出货。


以下将介绍另一种形式的重复陈述冗长的字句:







 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


冗长版                               修订版


星期四早上10.00钟开会       周四上午10.00开会首先同时也是最重要的  首先或最重要的


立刻且迅速                 立刻或迅速


组合在一起                 组合







 


意见完全一致               全体同意


令人困惑而不知所以          令人困惑或不知所措


眼睛无法看到的             看不见的


唯一的其他选择             为今之计


重新反复一次               重复


新的程序即将开始被启用      新的程序即将启用(或生效)


合约式的协议书             合约或协议书


会计经济年度               会计年度


同意且意见一致             同意或意见一致


免费附赠的                 免费或附赠的


巍然巨大                   巍然或巨大


真实的事实                 事实


必要或根本的及其他等等      必要且根本的等等在反面背书  背书


重新恢复原状               恢复原状


 


我们先前提过,不要浪费字句。现在请比较下列版本:


 











 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


多话版                               简明版


在早一点的时候             尽快(或载明日期)


那个时候                   当时


由于这项事实               因为,由于


当情况如此的时候           万一,假如


直到写这封信的时候         至今


及其他等等                 等等


两者彼此相同               彼此相同


完全独占                   独占


一起合作                   合作


习惯性的常规               常规


价值贬低                   贬值











 


亲爱的韦伯先生:


感谢您于周一晚间为中央村乐天俱乐部所作的演说。您的演讲普受好评,本人于此谨致谢忱。随函并附酬金。


衷心问候


挺不错的一封信,事实上,写得还很好。不过这位写作者对演讲人的感激表达得几近电报一般的简短。让我们读一下另一封信。






亲爱的韦伯先生:


我们中央村乐天俱乐部的会员和来宾对您星期一晚上杰出的演说至今都还津津乐道。每一位和我聊起这件事的朋友都说您那篇迎向    90年代的中央村让人受益匪浅。


韦伯先生,谢谢您与我们分享您对中央村未来发展的高见。多么令人振奋的演说!您真的是让我们眼界大开。请允许我代表中央村乐天俱乐部的全体会员向您说声:  “太精彩了


诚恳问候


附:随函谨附薄酬。







 


句子的长短


句子的长短与结构,是促使信函易读有趣的重要因素。也许没有其他任何的写作瑕疵会比冗长的句子更能损害一封信的可读性。以下就是一个例子:


鉴于有限的仓储空间,我们目前正着手考虑与那些只依据租用空间的大小与时间的长短来向顾客收费的公营仓库与储货处理机构签定合约的可能性。


稍作修饰,这段话的主旨就更加简明易读:


鉴于有限的仓储空间,我们目前正着手考虑使用公营仓库的可行性。这儿提供储货空间及储货设备,但收费大都只依据租用的空间大小与时间长短而定。


段落的长短


要小心避免写出那种让读者一看就得屏气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字,在读者看来,就彷如一堆又一堆的阅读障碍,因此写作者应该想办法将它们拆解成简洁的段落。仔细阅读以下这个范例:


许多高级主管都借着将收到的信件依特殊的方式分类来简化口述回信这项工作。譬如说,依主题要旨来分类。主管会先把关于某项主题的所有信件口述完毕后再接着处理另一主题的信件。使用这种方式的人认为,依主题分类有助于提高他们专注的程度以及对各类信件的不同感觉。其他成功的主管则偏好以难易程度来做信件分类。有人先处理简易的信件,有人先解决困难的来函,
似乎没有什么绝对的标准可循。第三种分类方式是依据来函的轻重缓急,不论主旨与难易,优先处理最急的信件。对口述工作经常会被中断的高级主管而言,除此之外,别无其他的分类方式。


念得好累?没错。整个段落太过冗长,不妨多分几段,像下面这样:
大多数的高级主管为了简化口述回信这项工作,都将来函依


据下列三项标准予以分类:主题要旨、难易程度与轻重缓急。


主题要旨:











 


亲爱的韦伯先生:


请依贵公司刊登于6月号《经济月刊》的广告,寄给我巴帝斯公司最新的年报一份。


在最近这几年里,我一直对巴帝斯公司的成长概况极感兴趣并十分留意,尤其很想了解贵公司对能源保护开展进一步研究的情况。


诚挚问候


第二封信写的比较好吗?并不尽然。在这个例子里,它所得到的回应可能与第一封信并无二致,因为将来可能与你会有生意往来的韦伯先生或其他人,大概都不曾读过你的信。所以该写怎样的信,用怎样的措词,就由你个人自行决定了。







 








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