第十二章 说明随函寄送的资料

当你利用邮寄的方式传递像支票、订单、出货单、帐单，以及期票等重要文件时，通常应该随件附上一封说明。这样你才有机会解释附件的内容与事由，同样要紧的是你可以将说明影印后留做重要的记录，以免往后自寻烦恼，记不清楚：“我到底有没有把合约寄给尼克尔斯呢？有的话，那又是什么时候寄的？”

第一节
随函寄送付款支票

事由

玛里琳・贝克新近开设了一家医疗用品供应公司，并取得批发商海伍德―柯比公司同意以信用付款的方式向其采购。贝克答应分四期付款，每期付
2416.40美元的货款，而以下就是贝克第二次付款的信函。

范例

亲爱的格叟先生：

随函附上我缴付第二期货款 2416.40美元的支票1张。据我所知，我目前帐户里的余额应为 7249.20美元。如果您的记录与此有所出入，请让我知道。

贵公司顶级呼吸器与行易步行辅助器销售情况极佳， 而三叉手杖紧接其后也迎头赶上。

祝您一切顺利！

真诚拜候

第二节 随函寄送清款支票

事由

身为一位新的企业主，你向一位供应商大批进货，并谈妥以信用付款方式，分两期缴付货款。你已经按时缴了第一期款项， 现在则准备将所有款项缴清。

范例

亲爱的福格尔小姐：

随函附上1100.40美元支票1张，缴清我在3月5日定货的所有货款。

谢谢你的一切协助。

亲切问候

第三节 随函寄送付款支票并解释差额

事由

你收到本森公司信贷部经理艾琳・哈洛寄来的一份请款书， 要求金额为 1059.51美元。不过，根据你自己的记录，待偿金额应该只有979.74美元。很明显，哈洛虽然记得为了你前次的退货寄来一封确认信；却忘记在这次请款时，抵扣你那次退货的金额

(79.77美元)。

范例

亲爱的艾琳：

根据我在12月11日接获的请款书，谨此附上979.74美元的支票1张缴付款项。

艾琳，我想你一定会发现这个金额与请款书所载的欠款金额并不相符。这项差额的原因，我相信是由于你在12 月2日寄来的备忘录里所确认的79.77美元的退货金额，并未及时地被列入请款书里，确实扣抵。

如果有任何问题，请务必让我知道。而如果没有接获你后续的疑问，我会直接认定我们双方的帐目相符。祝

一切顺利