事由

依照缘流室内饰材公司的规定，客户必须于订购后
6个月内退货，但是退款的前提是寄回的商品必须状况良好，可以重新销售。室内设计顾问阿德尔・劳伦斯退回
16幅裱装的复制画作，全部严重受损，无法重新整理出售。缘流的肯・墨菲写信给劳伦斯女士，尽可能地在不引起敌意的情况下，告知无法接受退款。

范例

亲爱的劳伦斯女士：

当我在电话里和您讨论退回那16幅“艺术大师”系列  仿制品这件事的时候，我提到我们公司的政策是在退回的货仍旧可以销售的情况下才能接受退款。

今天当我收到这批仿制品时，为它们的状况感到相当震惊。很明显地，存放它们的地方太过潮湿。图画褪色、画布卷曲，尤有甚者，连画框边上都起了泡。

是不是让我为您将这些仿制品寄回？也许您可以用特价的方式来处理这些仿制品。由于我们无法将它们出售给其他客户，惟一能做的只有捐赠给当地的医院或是慈善机构。

非常抱歉，让您失望了，不过我相信在这种状况之下，
您一定能够了解我的处境。

真诚问候

事由

戴克斯特朗电脑公司和许多使用他们电脑设备的公司都签有维修服务的合约。合约里说明戴克斯特朗只对自己公司的电脑进行维修。然而服务部经理却得知某位客户要求戴克斯特朗技师同时检测修护其他厂牌的电脑设备。服务部经理希望能停止这样的作法，于是写信给对方的管理部经理
(一位熟识的朋友 )，委婉地说明实况并制止滥用服务的情形。

范例

亲爱的琳达：

我有个棘手的小问题得请你帮忙。你知道，根据戴克斯特朗和你们大西部保险公司的合约规定，我们在
3年的合约有效期间里必须为所有的戴克斯特朗电脑提供维修服务。我希望你能肯定我们目前各项服务的效率与专业水准；我们自己对合约的安排一向满意。

一向满意，直到今天为止。我们的服务人员最近提及贵公司有部分主管要求他们同时对其他厂牌的电脑设备进行维修。有些时候，我们的技师存着助人为快乐之本的想法也确实照做了。不过我已经告诉他们将来遇到这样的要求时予以婉拒。两个原因：

一、为了履行其他公司的服务合约，他们的工作早已满载了。

二、我认为我们的竞争对手应该比我们更适合为他们自己的设备提供贵公司的维修服务。

琳达，我猜你可能还不知道有这样的情形，而我之所以让你知道是因为我相信你一定不会认为这对我们双方而言都是令人满意的安排。

不是吗？

诚心问候

事由

内布拉斯加州林肯市克莱蒙特公共图书馆的馆长克拉克・阿门特向巧匠室内设计公司订作了
6座个人阅览隔间。根据阿门特的说法，阅览隔间送到时已经受损了；有
4座的隔板表面有严重的划痕，两座的隔板出现许多处的凹陷。阿门特于是打电话联络巧匠室内设计的副总裁黑兹尔・福布斯。福布斯答应进一步了解实情，同时还写了一封信向阿门特道歉。

范例

亲爱的克拉克：

谢谢你今天早上来电通知我关于我们巧匠公司承制的个人阅览隔间受损的情形。正如我答应你的，我会彻底调查这件事情，得到答案以后再跟你联络。我首先将会约谈蓝标货运的相关人员。因为我和你一样担心阅览隔间的损坏起因于他们工作人员的疏忽。

正因为我知道你非常热切地希望图书馆的整修及早竣工，所以我对这次的事件更觉得抱歉。我衷心希望这次的耽搁不会太久。

诚挚问候