第二十九章2第四节 回函资格部分符合的应聘者
事由
西方世纪工业最近在《动力》杂志上刊登求才广告，招聘负责成本规划的经理人材。一位应聘者的资历符合了公司两项关于工作经验的要求之一，却没有在履历表上提及另一项经验。你为此去函点出公司经验需求，避免这位求职者因为误解广告内容而错失录取机会。
范例
亲爱的杰柯比先生：
谢谢您回应我们刊登在11月份《动力》杂志上的广告， 来信应聘西方世纪公司成本规划经理的职务。
杰柯比先生，您的背景着实杰出，在规划一般电力发电厂这项专业12年的丰富经验尤其令人印象深刻。然而， 我在您的履历表上并没有读到关于燃煤发电厂的经验 (我们要求至少四年的经验)。
如果是因为我的疏忽，对您的履历评估未尽完整，请立即通知我，因为我们必须在两周以内就这项人事作出决定。
诚心拜候
第五节 去函应聘者前任雇主―请提供相关信息
事由
安姬拉・惠顿曾经在一家药厂的人事部门服务五年。她在因为配合先生调职而离开药厂时的职衔为员工培训主任。惠顿目前向一家保险公司应聘类似的职务，并将她的前任主管列为工作表现的佐证对象。身为这家保险公司的人事主管，你去函惠顿的前任主管，请求提供相关信息。
范例
亲爱的艾勒女士：
安姬拉・惠顿女士应聘敝公司员工训练主任一职，并将您列为她工作表现的咨询对象。
我很感谢您能抽空回答下列几个关于惠顿女士的问题：
1. 她在您属下工作有多久？
2. 她在离职时的职衔？
3. 她所提出的离职原因？
4. 您对她个人整体能力的评价(请择一回答)
相当优秀 值得肯定 一般水准 尚可接受 极待加强
5.
请简述她最大的优点与缺点(如果有的话)：
优点
 |
缺点
6. 如果贵公司有适当的空缺，您会再度雇用她吗？ 是的 不会
如果“不会”，请简述原因。
艾勒女士，我们向您保证，对您方才所提供的资料绝对保密。如果有提供类似资料的机会，我将十分乐意为您服务。
至诚问候
第六节 告知合格应聘者业经聘用担任高级主管
事由
位于旧金山的密尔斯・弗洛曼企业即将成立一个定名为“组织规划与经理培训”的部门，目前正在寻访一位适任的主管人选。副总裁C.
J. 鲍恰德在周游全国，约谈过多位人选后，发现目前住在克里夫兰的劳伦斯
A. 马古利思十分优秀，决定延聘这位人材。鲍恰德在克里夫兰与马古利思晤谈时，并没有很明确的提出承诺，
现在则准备正式去函邀请他加入公司。
范例
亲爱的莱利：
我呆在克里夫兰那天，不但与你相谈甚欢，而且还受益良多，非常谢谢你抽空同我见面。能够认识莎拉更叫我喜出望外，真是难为她在那样仓促的通知下还能与我们共进晚餐。我十分高兴能够借此邀请你担任密尔斯・弗洛曼企
业，组织规划与经理培训处的处长。正如我所提过的，这是我们一直急着想要找到适当人选来担任的一项新职务。随着公司急速的成长，我们必须要统筹行使组织规划以及经理培训这样的权责，而不再是将这些工作分散交给高级主管、委员会，或是外聘的顾问各自为政。弗洛曼总裁与公司所有的高级主管都相当支持这样的构想。我同时也提过，担任新职的人员将直接对我负责。
我们准备在一开始的时候提供你85
000元的年薪，再加上我个人认为非常优渥引人的各项福利。我已经另函为你寄出我们公司的人事政策手册，还有第16与第24号高级主管备忘录，方便你查阅各项适用于你的奖励措施。
虽然我们曾经约略地讨论过新职的责任，我还是要在这里从公司的角度再概述一次。很明显的，公司的首要目标是希望培养经理人材担任高级职务。不过我们同时也十分清楚要达成这项目标的第一步，就是要营造出一个适当的环境，
让公司未来的领袖人选得以茁壮成长。而这项工作又有赖于卓越的组织规划来开展，逐一完成下列各项任务：
1. 确立公司的营运目标。
2. 确立赖以达成营运目标的关键成功因素。
3. 研拟有利于确实掌控关键成功要素的理想组织结构。
4. 修正理想组织结构，调整公司现行结构，进而确立兼顾两者的可行组织制度。
只有在这几项工作落实完成后，我们才得以着手建构与实施健全的经理培训计划。正如你所了解的，这样的计划可以涵盖许多不同的活动，包括在职训练、专案执行工作、研习会与正式会议、商务竞技、大学课程等等。负责这各个部门的主管有权由种种丰富的资源里，评选出最能够有效达成目标的养成方式。
莱利，我希望你会觉得这份工作机会听起来相当富有挑战性。我们在克里夫兰谈过以后，我就深信你在这个领域里所拥有的丰富经验与专业深度，能够让你工作起来游刃有余。
请在两周内让我知道你的决定。到职日期订在 1月15 日，不过这当然得视你的情况做弹性调整。我绝对希望你离开柯尔克峦企业的时候一切圆满顺利。
诚挚问候
附：虽然我们在克里夫兰时提过了你和家人们的搬家费用，
以及在湾区安顿下来之前的每日生活津贴等事项，我会在接到你的好消息之后再提供 你进一步的细节。我可以向你保证我们公司对这些安排一向相当大方。
第七节 公布重要人事任命―新闻稿
事由
德威 J. 富乐最近应聘担任哈林・汤玛斯联合企管顾问中心的中小企业资深顾问。身为公司的人事公关助理，你奉命撰写一份新闻稿，向当地报纸与广播电视媒体发布这项人事任命
(同一篇文章，稍做修改以后，也同时以高级主管备忘录的形式发给事务所的各位员工)。
范例
哈林・汤玛斯 联合企管顾问公司麦迪逊大道1379号纽约市纽约州10028
德威 J. 富乐加入哈林・汤玛斯联合企管顾问中心
德威 J. 富乐，前任纽奥良市中小企业管理处作业部经理，受聘为哈林・汤玛斯联合企管顾问中心，担任中小企业资深顾问，即将于19 年4月16日履新。
中心总裁R.
B. 麦耶思透露，富乐将主导成立哈林・汤玛斯联合企管顾问公司中小企业部，针对有意成立中小企业的客户与现任中小企业主，提供各项专业咨商，包括财务、企划、营销策略与一般企业管理技巧。“中小企业多数都不受企业管理顾问公司的青睐，”麦耶思表示，“但是我们深信哈林・汤玛斯联合企管顾问公司能同时为中小企业主与企业 界整体带来巨大的贡献。我们非常幸运，能够延聘像富乐这样深具经验的专业人士来主持一个重要的新部门。”
在1947年加入纽奥良市中小企业管理处之前，富乐本身就是凤凰城附近一家电子产品产销的中小企业主。他并且曾经在亚利桑纳州立大学开授中小企业课程多年。富乐著有《成功的中小企业管理》(帕夫曼出版社)一书，并在各种专业期刊发表过文章。
第八节
因经济原因被迫辞退员工
事由
由于经济不景气，科司布罗实业必须裁减人事，不得不辞退像艾格妮丝・鲁森这样表现良好的员工。她的部门主管为此写了以下这封通知书。
范例
亲爱的艾格妮丝：
非常遗憾的，我必须通知你， 5月15日你将接到科司布罗实业给你的最后一张薪水支票。
从我们上次的谈话，你应该了解这次的决定，完全是为了因为经济的不景气，以及公司在一片低迷的市场里仍旧居高不下的庞大开销。我们实在没有办法维持基本的利润，而利润正是在美国做生意的每一家公司所追求的共同目标。公司已经想尽办法减低薪金以外的各项支出，仍旧还是杯水车薪。因此，我们不得不进行大量的裁员。至于将来会是怎样的一番景况，谁也不敢说。我们不敢过于乐观，只能一步一步地奋力向前。
艾格妮思，我非常希望你能够找到新的工作。你在公司一向表现良好，你的直属上司，蓓思・蓟泽兰对你也有相当的评价。如果你在求职期间需要推荐人选，不妨直接使用我的名字。你可以放心，我知道该怎样来为你争取新职。
谢谢你为科司布罗实业的付出，更衷心祝福你与家人能有一个美好的将来。
诚挚拜候
第九节 通知员工因经济原因予以降职
事由
由于景气萧条，韩德森电子工业决定裁撤外勤业务代表。目前担任这项职务的同事将回到责任区域，转为一般的外勤业务代表。业务经理李昂・韩德瑞克写信给密尔顿・波恩，告知他公司的这项决定。
范例
亲爱的密尔顿：
正如昨天在我办公室所讨论的，公司自10月20日起将裁撤外勤业务经理这项职务。
密尔，你也知道我们目前的营利状况并不理想，公司被迫要彻底减少成本支出。我们认为在各项现有的职务里，外勤业务经理应该是可以裁撤而不会造成过度作业困难的一项职务。
我借此提供你一项新职，担任我们的业务代表，负责的区域是你曾经有过杰出表现的康乃狄克与麻隆诸塞这两州。作为业务代表，你的年薪为25
000元，外加你在责任区里成交业务的佣金。如果你的业绩正常，这个数目应该与你目前35
000元的年薪不相上下。
我希望你能够按受这项职务，密尔，毕竟你在刚才提到的那两州有许多的老朋友，而我相信他们一定十分高兴能再看到你(公司目前负责康乃狄克与麻隆诸塞这两州的业务代表将转战纽约，她对这项决定相当满意 )。如果你认为这项安排不尽理想而决定另就高职，不妨直接将我列为你工作表现的佐证对象。你大可以放心，我知道该说些什么来帮你争取新职。
衷心问候
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