在反面背书                 背书

最终的结果                 结果

未能取胜                   输掉

也许大概                   也许

新进的初学者               初学者

过去的经验                 经验

最后结束                   结束

很少有过                   少有

重新参照                   参照

在所有的时候               总是

在不久的将来               即将(或载明日期)

既然由于                   由于

坚持简洁与运用常识

因为我们一直说这样不对，那样不好，你也许会以为只有简洁才是写作商业书信的最高准则。不是这样的！简洁也可能成为诅咒，过度坚持的话，你也许不得不舍弃要点，写出来的信也有枯燥呆板之虞。

假设你要写一封信，感谢那位在周一晚间为中央村乐天俱乐部作演说的演讲人，为了力求简洁，你可能会这样写：

句子的长短与结构，是促使信函易读有趣的重要因素。也许没有其他任何的写作瑕疵会比冗长的句子更能损害一封信的可读性。以下就是一个例子：

鉴于有限的仓储空间，我们目前正着手考虑与那些只依据租用空间的大小与时间的长短来向顾客收费的公营仓库与储货处理机构签定合约的可能性。

稍作修饰，这段话的主旨就更加简明易读：

鉴于有限的仓储空间，我们目前正着手考虑使用公营仓库的可行性。这儿提供储货空间及储货设备，但收费大都只依据租用的空间大小与时间长短而定。

段落的长短

许多高级主管都借着将收到的信件依特殊的方式分类来简化口述回信这项工作。譬如说，依主题要旨来分类。主管会先把关于某项主题的所有信件口述完毕后再接着处理另一主题的信件。使用这种方式的人认为，依主题分类有助于提高他们专注的程度以及对各类信件的不同感觉。其他成功的主管则偏好以难易程度来做信件分类。有人先处理简易的信件，有人先解决困难的来函，
似乎没有什么绝对的标准可循。第三种分类方式是依据来函的轻重缓急，不论主旨与难易，优先处理最急的信件。对口述工作经常会被中断的高级主管而言，除此之外，别无其他的分类方式。

念得好累？没错。整个段落太过冗长，不妨多分几段，像下面这样：
大多数的高级主管为了简化口述回信这项工作，都将来函依

据下列三项标准予以分类：主题要旨、难易程度与轻重缓急。

主题要旨：

难易程度：

其他成功的主管偏好以难易程度来做信件分类。有人先处理简易的信件，有人先解决困难的来函。

轻重缓急：

第三种分类方式是依据来函的轻重缓急，不论主旨与难易，
优先处理最急的信件。对口述工作经常会被中断的高级主管而言， 除此之外，别无其他的分类方式。

处理日常例行公事时，书信的长短悉由个人喜好而定。比如说，你在一本经济杂志上读到一则广告，欢迎读者去函该公司资深副总裁索取最新的年报，你可能会写这样的一封信：

Dear Mr.Weber:

Please send me your latest annual report.

Sincerely yours.

亲爱的韦伯先生：

烦请奉寄贵公司最新年报一份。

诚挚问候

这位韦伯先生，或是他负责这件事的属下，一看就知道你所指为何；而假使你使用的是载有公司名称地址的信纸，他也懂得要将年报寄往何处。

另一个人也许会写出不同的信：