第三十九章 正式的邀请函与
回函
企业与其他组织经常会发出正式的信函，邀请来宾出席特殊的场合，包括欢迎新任总裁或校长的宴会，肯定员工杰出成就或是特殊纪念日的晚宴，庆祝公司成立周年的招待会，接待贵宾的宴会，宣布两家企业合并并介绍核心主管的说明会等等。类似场合的正式邀请函通常都是用印刷的，使用的信纸材质则多与结婚喜帖相同。有些正式邀请函会注明
(敬请惠予回复 )请应邀者告知是否出席；这样的话，即使没有随邀请函附上回复用的卡片，应邀者还是应该写一封接受或婉谢邀请的正式回函。
第一节 正式邀请函―欢迎新任校长
事由
罗斯摩尔大学最近刚任命了一位新校长，即将在今年夏末到职。学校为此发函邀请校友与重要人士参加欢迎甫经任命的新校长的宴会。邀请函
罗斯摩尔大学
理事会暨全体教职员敬邀阁下出席晚宴 欢迎
新任校长
玛莎・席尔思・克蕾佛顿博士
晚宴定于本校校园美国女爱国者厅举行
6月2日 周二晚间8:30
敬请惠予回复本校教务长
说明
1. 这封邀请函用的是黑色字体印制在磅数与明信片相同的高品质白色信纸上。通用的邀请函的尺寸为
41/2英寸× 41/2英寸。当然，你也可以使用其他的尺寸。
2. 邀请函上的文字排列并没有一定的标准，但是请注意范例里每一行文字都是居中的。
3. 邀请函信封上的收信人姓名地址通常都是手写的，而且应该附上一张与邀请函相同材质的卡片，供应邀者回复。回复卡上可以印上：
我将 出席6月2日周二所举行，欢迎新任校长克蕾佛顿博士的晚宴。
姓名：
4.
此外，还要附上回邮信封，方便应邀者寄还回复卡。
第二节 正式邀请函―参加年会
事由
湖港市商会艺术协进会正式发函，邀请会员及特别来宾出席协会的年度宴会。
邀请函
湖港市商会艺术协进会
衷心敬邀阁下
于五月八日周六 晚间六点半 莅临湖港市乡村俱乐部
出席
本会年度会议暨晚宴
本会特别安排
松树州立交响乐团指挥 安东・米切堤先生发表演说：“何谓好音乐？”
以及雅布拉德管弦四重奏特别演出
敬请惠予回复 请系黑色领带潘蜜拉・伟伯斯特
555-4417
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说明
1. 这封邀请函使用的信纸与字体的排列方式均与前一封范例类似。
2.
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请注意应邀者可以利用电话回复，联络人的姓名与电话号码列在“敬请惠予回复”之下。
第三节
接受正式邀请的回函
事由
某家药厂的副总裁欣席雅・杜兰接获全国医学研究基金会的正式的邀请函，请她出席庆贺奥蒙・席普力博士荣获基金会今年年度杰出医学研究奖的晚会。虽然邀请卡注明“敬请惠予回复”，却没有附上卡片。欣席雅回函接受邀请。
回函
本人欣席雅・杜兰欣然接受
全国医学研究基金会邀请
出席于12月5日 周三下午5:30
于世纪俱乐部举行宴会共同庆贺
奥蒙・席普之博士杰出成就
说明
这封回函是亲笔写在一张材质精美的卡片上，也可以使用个人专用，印有姓氏字样或空白的社交信笺。如果她的个人专用信纸已经印有姓名，杜兰接受邀请的回函可以这样写：“本人欣然接受贵会邀请，出席宴会 ”，随后再于信末署名。
第四节 接受正式邀请的回函―注明不能全程参与
事由
珍娜・瑞秋是一家公司的高级主管。她和她先生肯尼斯接到她的行政助理的父母正式来函邀请他们参加女儿的订婚宴会。当天的社交聚会在
4:00开始，正式的晚宴则在 7:00举行。瑞秋夫妇打算出席社交聚会，晚宴则因为有约在先，而不参加。
回函
珍娜暨肯尼斯・瑞秋十分乐意接受
欧佛史崔特先生及夫人盛情邀请
出席于5月15日 周日 下午5:00 举行的宴会由于有约在先
我们很遗憾地无法
参加社交聚会后的晚宴
说明
这封回函可以用亲笔写在一张空白的白色卡片或个人专用的社交信笺上。请注意到接受邀请的讯息要先于随后的婉谢说明。
第五节
婉谢正式邀请的回函
事由
琼安与卫福得・罗斯夫妇接到正式来函，邀请他们参加一项晚宴暨舞会。但是因为届时将会出国，他们不得不婉谢对方的邀请。
回函
卫福得暨琼安・罗斯 由于9月份均在墨西哥城
至感遗憾 未能接受季福特先生及夫人9月12日
之盛情邀约
说明
同样的，这封回函是用亲笔写在一张用于正式场合的信纸上。请注意到婉谢的回函，不用再注明邀请的事由与场所。