第三十二章 恭贺信与谢函
当然，主管们不必因为员工克尽职责、做好分内工作就特意去函感谢或嘉许。这样的信函应该用在员工有特殊成就或是杰出表现的时候。提到这点，问题就出现了，什么才是特殊？怎样才算杰出？有一些员工常有创新的企划与优秀的工作效率让主管印象深刻。如果这样的员工一有值得称许的表现，主管就写信道贺感谢，那么很快地，原本意义深重的鼓励就会质变为平淡无奇的公式了。因此，主管们可以在员工的表现让人欣赏的时候，给予口头嘉许，而只有在员工有“非凡”的成绩时，才提笔写信。
收到嘉许的信函对于一般员工才是最具意义的鼓励。在有值得嘉奖的表现时，接到一封来自上级恭贺致意的信函，对于那些工作努力却不常受到公司高层注意的基层员工而言，别有一番不同凡响的效果。主管们必须根据员工本身的能力来调整自己对“值得嘉奖”的定义。一项对于一位十分有才能与效率的员工而言易如反掌的工作，对另一位能力普通的员工来说，可能需要像满垒全垒打那样的天时地利人和。写封信恭喜一位不起眼却脚踏实地的员工能够达到双重效果：写信的人会因而心情愉快，收信的人则是士气大振而以加倍的工作效率回应。
然而，的确有些时候公司的全体员工都值得收到老板的谢函， 比如说公司的周年志庆、外界对公司有所肯定，或是部门主管获得重要的晋升。
撰写恭贺信函谢函所应该掌握的要点如下：
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1.
语气必须亲切、温馨。
2.
必须明确地叙述同事的特殊成就。
3.
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必须要信而有据，不要过度夸张。
第一节 恭贺并感谢员工杰出的工作表现
事由
一家企业的人事副总裁路易斯・坎柏写信给资料处理中心的同仁克力斯多福・蓝根，感谢他去年一年来担任新进员工培训委员会主席时的杰出表现。
范例
亲爱的克力斯：
谢谢你去年一整年担任新进员工培训委员会的主席。在你的领导之下，我们的员工培训课程成为公司教育
新进员工最有效的方式，让大家清楚地了解公司的过去、现在与未来，熟悉我们的人力资源、经营理念、工作流程，
以及在业界的地位。我相信新进员工们现在都能以更快的步伐来适应新的环境，怀抱着一份对我们包顿企业的信心， 投入工作，这对整个公司的士气与生产力的提升是何等的重要。
我尤其喜欢你所设计的课程的多样性，讲师们专业而活泼的授课方式，还有你充分运用可视化的辅助教材的巧思，以及提供新进员工主动参与的空间。
克力斯，你的表现无需再说，让我向你深深致谢。祝
事事顺心
副本致：J.
R. 戴克曼(克力斯的直属上司)
第二节 恭贺并感谢员工优秀的管理理念
事由
一位企业总裁在巡视了离公司总部三十多里，位于市郊的仓储分销中心以后，对同样在总部办公的作业副总裁联系总部与分支机构员工间沟通的方式相当欣赏。总裁因此写信赞许副座与他实行管理理念的成效。
范例
亲爱的莫瑞：
我很高兴能参加你们新设的联合管理小组星期二在工业园区举办的聚会。
这次的经验让我学到许多东西。这大概是我第一次了解到，在总部高级主管与仓储分销中心之间维持流畅的沟通渠道是多么重要的一件事。远离总部，负责进货、出货的员工过去一直被忽略了。
这次的小组，每个月定期聚会，有效地活络了双方的沟通，让据守外地的员工感受到一份归属，肯定自己的重要。在毫无拘束的环境里，大家都比较愿意开诚布公，很快地把问题解决。每个人都能轻松地说出长久压抑的心声。这样才叫沟通！
实地参观整座中心也是一大丰收。离开的时候，我感觉园区的同仁们终于知道总部的上司不但知道他们在做什么，更知道他们做得很好。
恭喜你，莫瑞，想出这么好的点子。希望你改天能再邀请我参加聚会。中午还是叫比萨，喝啤酒，你说怎么样？
诚挚问候
第三节 恭贺并感谢员工出色的报告
事由
工程资源公司的副总裁收到一位新进员工
(一位工程师)的报告，十分精僻地分析一处值得公司开发的潜在市场。副总裁为此去函嘉许她的表现，并强调报告对公司的重要。
范例
亲爱的克莱芮莎：
恭喜你写出“能源管理―工程资源公司的新市场” 这样出色的报告。
虽然我最近在业界的出版品上读到不少文章，提及建筑物能源管理这项业务的勃兴，但是我并不知道原来市场上的需求是如此的殷切。你的报告清楚地点出，因应经济的不景气与不断攀升的燃料费用，发展能源管理的确是颇合逻辑的对策。我特别要谢谢你所提供，刊载于权威专业与商业期刊上的文章影印本。
你所提出的结论与建议值得深入研究。我会把你的报告影印分送给研发与企划小组的每一位成员，详细地阅读、评估。稍后在这个月底，我会在世运俱乐部召开一次全天的会议，与小组成员共同讨论。我希望你也能出席。详细的日期与时间，我会再联络。不过，现在你不妨在日历上26日那格打上记号，作为暂订的日期。
诚挚问候
